艾森豪威尔生产力原则
我们在每周计划中面临的所有巨大挑战通常都与优先级有关:
- 应该先做哪项任务?
- 一项任务应该分配多少时间?
- 我的活动如何帮助我们更进一步目标？
“效率就是把事情做对;效率就是做正确的事情。”
——彼得·德鲁克
世界各地的人们都在努力在周五“完成一周的工作”。巨大的工作量和巨大的压力让我们无法集中注意力。但有一个有效的过程可以帮助回答上述所有问题。它被称为艾森豪威尔矩阵，起源于德怀特·d·艾森豪威尔。
矩阵是一个简单的4平方网格，将你的任务划分为4个象限。这是一个很好的长期和短期计划方法。在Team Compass，我们使用这种方法目标设定软件。在制定下周的计划之前聪明的目标在Team Compass工具中，我们确保这些任务属于上象限。在一个忙碌的初创公司里，管理工作的唯一方法就是把计划集中在最重要的事情上。
为了找出你应该做什么，拿起纸和笔。写下你所有的工作任务，并把它们分成这4个方格:
象限1:紧急且重要
这个象限是为那些你无法预见的东西和那些你留到最后一刻的东西。在计划你的一周时，确保这些任务在一周的前半周完成。当你使用团队指南针对于你的每周计划和报告，首先输入紧急/重要的计划，然后专注于这些计划。确保为他们添加截止日期。计划处理意外事件或稍后重新安排其他事项。
象限2:紧急但不重要
这里列出的项目会阻碍你完成工作。如果这些任务无法消除，至少把它们委派出去。这些任务可能是那些需要预先“不”的任务!的问题。
象限3:不紧急但重要
为了获得长期的成功，这些项目应该得到你的大部分关注。有了适当的每周计划，这些任务应该占据你大部分的时间。如果你现在不能处理这些任务，它们就会移到第一象限，变得紧急。
象限四:不紧急也不重要
这些东西是最大的干扰。并非所有能做的事都必须做——甚至不是计划好。把这些东西直接扔进垃圾桶，简化和整理你的待办事项清单。
经常使用艾森豪威尔矩阵可以加快时间管理。当你把它们列在方框里时，按优先级排列。完成任务后，立即处理紧急/重要的任务，而忽略不紧急/不重要的任务。
如果可能的话，把“紧急/不重要”栏里的任务委托出去，或者等到没有更重要的任务时再做。非紧急/重要的任务应该有一个完成日期，但它们不应该优先于紧急/重要的任务。
矩阵的主要优点是它的优雅。它很容易实现可访问性和功能。模板很容易绘制和复印，当你使用它与每周计划工具时，你可以达到最大的效益。
在弄清楚什么是真正重要的，哪些问题需要解决之后，你需要找到时间来处理这些任务。
为真正重要的任务找时间
据统计，80%的人星期一早上不想去上班。他们在周一早上最常说的两句话是“我有太多事情要做”和“没有足够的时间去做所有的事情”。
所以我们拖延，看着我们的任务列表，不知道从哪里开始。然而，没有理由失去动力，因为如果你知道你的优先事项，并制定了每周计划，那么你已经成功了一半。
这里有10个最好的建议，让你高效地享受你的一周。这都是关于用更少的钱取得更多的成就:
限制计划的数量
把每周的任务分成4个象限，你就知道从哪里开始了。把注意力集中在重要的事情上，把选定的事情做好。通常，在我们的待办事项清单上，只有少数几件事与重要事项有关目标以及高影响力的目标。
理想的做法是限制每周必须完成的计划的数量，每周最多不超过5个。这是一个你每天都要实现的大目标，无论付出什么代价。
专注于一件事，不完成就不要放弃
太多的选择是不好的。选择小而容易完成的任务是人的本性，而不是重要的战略任务。实现许多小目标会给我们一种进步的错觉。与此同时，据《哈佛商业评论》报道，一心多用会使智商降低10分，效率降低40%。
如果你列出你的本周的5个主要目标选择其中最重要的一个，然后开始努力。不是两三个。只有一个。如果没有多种选择，你就无法选择阻力最小的那条路。坚持不懈，直到计划完成，你可以把它作为进度报告。
列出你的进步，并在一周结束时反思
一开始，为一周选择几个关键计划并不容易。每周结束时的反思会有所帮助。你所做的事情重要吗?值得你花一周的时间去做吗?
在一周中，无论什么时候完成了某件事，不要只是把它从你的待办事项列表中删除，而是把它作为进步写下来。在团队指南针，我们已经完成了从计划类别到完成列表的移动，就像点击鼠标一样简单。这也有助于你在周五反思自己的进步。看看你的进度表，分析每一项。你有作弊吗?你能做点别的事吗?
每周重复这个过程，学习和迭代。你很快就能很好地列出你的主要目标。
如果你觉得卡住了，就把问题沟通出来
并不是你计划的每件事都能完成。通常有外部原因。事情会被卡住或延迟。不要拖延你自己解决不了的事情。向你的经理、队友、顾问或其他任何人寻求帮助。
像Skype这样的公司已经使用了三部分PPP(进度、计划和问题)负责团队内部沟通和每周汇报。有些公司称之为ROC:结果、目标和挑战。还有其他名字，但逻辑是一样的。你设定目标它要么在一周内完成，要么必须有一个严重的原因导致它没有向前推进。每周计划总是成为一个进步或一个问题。
说“不”
有些事可以做，并不意味着一定要做。注意你的目标。每当有人要求你做某件事或你开始把某件事作为待办事项写下来时，花一两分钟思考一下。
开始对许多事情说不，只专注于选定的计划。删去不重要的东西。只做大事。
在周五为下周做计划
在周五晚上下班前计划下周的工作是应对“周一忧郁症”的最佳方法。你会让你的周末无忧无虑，你可以在周一早上马上开始。此外，周五晚上是每周反思的最佳时间。你所取得的进步在你的记忆中仍然是新鲜的，这有助于你更好地计划。
关注结果和结果，而不是过程或行动
看看我们的待办事项清单，我们经常写下行动或过程，而不是要实现的可衡量的结果。这就是为什么通常很难说任务是否已经完成。
因此，如果可能的话，把重点放在结果上。这样，宣布一个目标完成并继续下一个大的每周目标就会容易得多。毕竟，你得到你所测量的。
与他人分享计划，让他们知道你在做什么
在团队环境中，总是向其他人解释，为什么你选择了一个目标而不是另一个目标，以及你的资源是如何分配的。当你的计划完成时，要与人交流进展。希望其他人也这样做。
无论何时出现挑战，也要分享。这不仅有助于获得反馈，还能让团队保持一致。对于这三者来说，每周的模式通常是理想的——不要太频繁，像每天发电子邮件一样，也不要太少，像每月报告一样。使用电子邮件、谷歌文档、内部网或专门的工具，比如团队指南针，只要你喜欢就行。
把你的一周分成有规律的功能区日
担负不同职责的人可以将一周的工作时间分成5天的不同工作区域。然后每周坚持下去。也要把你一天的工作重点告诉你的同事。
当Twitter的联合创始人兼Square的首席执行官杰克·多尔西(Jack Dorsey)在两家公司之间每周工作80小时时，他对自己的日常计划非常严格。所以他给自己的五天设定了这样的主题:
- 周一:管理会议和“经营公司”工作
- 周二:产品开发
- 周三:市场营销、沟通和增长
- 周四:开发者和合作伙伴
- 周五:公司及其文化
不要给别人过多的信息
你不希望别人打扰你，浪费你的时间。在任何团队中，被打断，无论是通过电子邮件还是会议，都是一种令人讨厌的时间浪费。善待他人，只要有可能，不要给他们发电子邮件，也不要要求另一次会议。
把自己限制在少量的工作中，你会更享受你的日常工作重要的目标并且执行得很好。保持简单。整理。事半功倍。
最后，完成这一周的工作
“1小时的计划可以节省10小时的行动”
不管你的公司卖什么产品，或者你提供什么样的服务，在一天结束的时候，你需要把事情做好。最好的办法是把你的任务按优先顺序排列，找出哪些需要你立即关注，哪些需要从你的列表中删除。
写下最重要的计划，在一周内高效地工作。当你尽你所能做到最好的时候，记住帕累托原则80/20规则):帕累托分析技术是关于做20%的工作，对80%的结果有直接影响。
这将帮助你走出困境，特别是如果你能够尽早完成那20%的大部分。虽然你在一周内完成的工作少了，也不那么忙了，但你实际上完成了更多的工作，并且能够继续你的每周工作计划。
所以，下次当你走进办公室时，坐下来看看这一周你需要做的事情。写下你所有的目标然后计划下来。分析每个任务的影响，把最重要的放到优先级列表的最前面。你会发现你需要完成的一些较小的任务实际上会对一些较长的任务产生重大影响。
你准备好最终充分利用你的时间了吗?
把这些都试一下团队指南针目标设定和每周计划软件下一个。它对小团队是免费的。