今天我们有一篇来自Max Benz的关于项目管理的客座文章。他是一名内容营销经理Filestage并且已经远程工作3年多了。他甚至还开了一家德国远程作业板在旁边。
项目经理承担着巨大的责任，在保持各种任务和项目进展的同时，让所有利益相关者都感到高兴，并保持一致。
只有当你不亲自工作，而是在远程环境中交付结果时，这种情况才会被放大。在这篇文章中，我们将介绍13个远程工作的项目管理最佳实践。
远程项目管理面临的挑战
虽然远程工作的好处已经得到了充分的证明，但它并非没有挑战。
研究说55%的交流是肢体语言，另外38%是语调——所有这些都是创造一种公共氛围所必需的。
当你在50个空闲频道上互相发送动态动图时，要实现完整的交流体验有点困难。
不仅如此，一些公司还陷入了冰河期，拒绝适应远程工作，或者至少在被迫改变时又吵又闹——这让每个人的日子都不好过。
这些只是当今分布式团队的项目经理所面临的众多挑战中的一部分。
让我们看更多的例子。
你有没有给一个朋友发过信息，他通常会直接回复，结果却一言不发?
你发现自己对短信里的每个字(和表情符号)都汗流浃背，甚至让你的伴侣仔细阅读，以确保你不会给人粗鲁或麻木不仁的印象。
事实是，你的信息可以用很多不同的方式来解释，即使是和亲密的朋友!
然而，作为远程团队，这就是我们每天与彼此沟通的方式，通常是与我们不太了解的人。
此外，考虑一下当你与团队成员面对面工作时，他们需要多少支持。我们都有过这样的经历:我们花了两个小时帮助我们的一个同事学习如何使用一个内部工具。
现在，如果不考虑并肩工作的因素，培养能力和信心的任务就会变得更具挑战性。
远程团队的项目管理最佳实践
尽管初创公司在远程项目管理方面存在挑战，但这些挑战都可以通过应用远程工作的13个建议在下面。
1.透明的目标和过程
根据…进行的一项调查2018年的凯尔顿全球在美国，87%的员工希望他们未来的雇主是透明的。
当团队没有被蒙在鼓里，并且了解他们所从事的项目的商业利益时，他们会更有动力。
下一个步骤
- 花点时间解释每个项目背后的“原因”。解释业务目标和技术目标。
- 优先级的任务并确保所有团队成员都能看到它们。
- 不要越界八卦或分享个人信息。
2.(过度)定期沟通项目进展
一个报告领导与管理研究所(ILM)的一项研究表明，88%的远程工作者都在与不一致的工作实践和沟通不沟通作斗争。
不幸的是，在远程团队中，糟糕的项目沟通很常见，这会扼杀生产力、参与度和最终结果。
下一个步骤
- 创建详细的项目计划，概述期望的结果和远程团队需要遵循的指导方针。
- 充分告知每个团队成员关于角色清晰度、项目目标和里程碑的信息，然后将这些信息传达给团队的其他成员。
- 每周发送邮件，更新每个人都应该知道的一般信息。
3.明确的指示
成功的软件服务公司Basecamp的创始人在他们的《纽约时报》畅销书《重新工作》中建议雇佣优秀的作家。他们的角色是什么并不重要，但清晰的写作是清晰思维的标志，然后转化为出色的书面或口头沟通。
当沟通冗长、不集中、缺乏同理心时，指令很快就会变得令人困惑。项目经理在管理远程团队时需要掌握沟通技巧。
下一个步骤
- 不要只讲，也要展示。举例说明你想要什么。这对团队中的视觉学习者尤其重要。
- 用词要精确。尽量避免使用诸如“good”和“nice”之类的模糊语言。
- 一次专注于一项任务，一项行动。
- 使用标准作业程式并通过详细的一步一步的指导来保持他们的更新。
4.与团队保持联系
战略顾问表示:“员工之间的沟通是持续不断的，虽然大多是非正式的，但对于保持所需信息和方向的顺畅流动至关重要。杰夫队长。“远程员工无法了解许多关键细节。他们和其他人一样需要打断和偶然的对话。”
虽然我们都被雇佣来交付结果，但我们不能忽视我们是人类的事实，并且了解和关心彼此对于团队建设和绩效至关重要。
下一个步骤
- 每周为团队成员留出一个虚拟的快乐时间，让他们只是叙叙旧，聊聊生活，享受乐趣。把它想象成一个虚拟的饮水机会议。
- 定期与你的团队成员进行一对一的电话交流，询问他们做得怎么样，以及你能给他们提供什么支持。这里有十个问题你今天可以问你的团队。
- 团队关系可能会变得很苛刻，所以你需要有良好的沟通时间管理技能平衡团队发展与运营。
5.获取内部知识
在2004年,《福布斯》进行的一项研究显示，财富500强公司每年因未能分享知识而损失约315亿美元!
远程环境为公司与团队分享知识和鼓励点对点学习创造了更多障碍。
下一个步骤
- 确定主题专家，并让团队的其他成员知道他们的技能。
- 使用你的回顾并记录每个项目后的产后会议，并让团队展示他们的学习成果。
- 以知识库或wiki页面的形式创建远程内部网，作为所有团队成员的资源
6.合适的软件设置
根据…进行的一项调查转到在美国，54%的远程工作者在任何时候都有5个或更多的电脑程序在运行。这种多任务处理的文化增加了容易避免因分心而导致的错误。
选择项目工具以避免应用疲劳和混乱比以往任何时候都更加重要。
下一个步骤
- 在将新工具介绍给团队之前，对它们进行彻底的研究。这里有一个列表项目管理工具，开始。
- 在可能的情况下，整合协作工具。一个具有更多功能的综合平台可以减少团队成员在多个应用程序之间切换的需要。
7.在每次会议之前设定好议程
根据在线会议提供商引信在美国，低效的会议每年浪费约370亿美元。
掌握为虚拟会议设定清晰议程的艺术对于任何远程团队的成功都是至关重要的。
下一个步骤
- 提前从与会者那里获得他们想在会议中讨论的内容的反馈。
- 发送即将到来的会议的书面概述，并附上时间戳和每个部分的演讲者。使用所有的沟通工具，例如，日历邀请，电子邮件，聊天等。
- 每次会议结束时，都要明确提出下次会议前要完成的任务。
8.设定项目目标或关键绩效指标(kpi)
软件公司，Zonka反馈，为项目中的每个团队成员设定项目目标和kpi。这有助于项目经理衡量每个团队成员的生产力水平，并采取纠正措施以保持高水平的产出。
下一个步骤
- 不要陷入微观管理的陷阱。这对项目经理来说很耗时，对团队成员来说也很泄气。
- 找一个可测量的目标并将其与整个项目结合起来。让你的目标对团队的其他成员透明，并让你的团队向你汇报他们的进展。
9.制定一个有效的反馈流程
实施定期员工反馈的公司，平均为低了15%周转率。
给予建设性和积极的反馈是任何成功团队的必要条件。如果你没有认识到团队成员，他们就会觉得自己被低估了，如果你没有就错误提供反馈，他们就会继续犯错。
下一个步骤
- 以身作则，从你的团队中寻求建设性的反馈。这显示了你的谦逊，并奠定了一个基调，即寻求反馈不应该是可怕的。
- 寻找机会给你的团队具体的积极反馈。公开和私下都要这样做。但只有在有必要的时候才给予反馈。
- 提前分配团队成员，让他们对其他团队成员的任务提出批评。这将在项目或任务开始之前设定反馈期望。
10.视频会议
这里有一些有趣的结果来自视频会议工具Zoom进行的一项调查:
- 95%的人表示视频通信将对业绩产生积极影响
- 95%的人认为视频能增强信任感
- 93%的人认为视频提高了远程工作者的参与度和工作效率
在面对面沟通中没有非语言队列的情况下，视频会议是任何远程团队最重要的工具之一。
下一个步骤
- 组织每日站立会议，使团队与项目目标保持一致
- 举行白板讨论，教授特定的技能或主题
- 让不同的团队成员领导视频通话，因为这通常会带来更多的结果展示的创意。
11.鼓励有效的合作
一个研究来自企业生产力研究所的研究人员发现，提倡协作工作的公司表现优异的可能性是其他公司的五倍。
有效的协作利用每个团队成员的优势，推动创新的解决方案，并在远程团队之间建立信任。
下一个步骤
- 在每个项目中建立战略伙伴关系。例如，如果你有数据客户反馈将营销主管与产品主管配对，以开发新的客户角色。
- 举行集体头脑风暴会议，所有的想法都受到欢迎，而不是批评，以激发团队的兴奋和创造力。
- 使用甘特图帮助团队成员一起工作。
12.以信任领导
一个研究调查显示，高信任度的公司“成为高绩效收入组织的可能性是低信任度公司的2.5倍以上”。
信任通常建立在一对一和群体环境中持续的面对面互动中。对于分布式团队来说，情况并非如此，因为每个人都坐在家里的设备后面，自然更专注于工作而不是建立关系。
下一个步骤
- 假设是积极的意图，除非证明并非如此。虽然持怀疑态度是有价值的，但给所有团队成员一个公平的机会也很重要，这反过来会让他们感到被信任。
- 尊重你团队的文化规范。无论是承认宗教信仰、个人价值观还是语言，包容都是重中之重。
- 尽快承认自己的错误。对你的团队表现出谦逊会让你更平易近人，更值得信赖。
13.主项目入职
根据…进行的一项调查Geneca在美国，75%的员工表示，他们认为自己的项目从一开始就注定失败。
团队对项目的警惕程度令人担忧，这可以归结为糟糕的项目入职。项目入职是将团队成员介绍给项目并为他们提供成功所需的工具的过程。
下一个步骤
- 创建一个清单，列出团队成员理解项目所需的所有材料。这可以是可交付成果列表、状态报告、用户反馈和项目时间表。
- 为您的团队成员设置工具。这可能意味着邀请他们使用specific通信软件，授予访问权，或让他们报名参加该计划的培训。
- 举行入职会议，帮助团队成员在项目中获得早期的胜利，并建立他们的信心。
结论
无论是在远程环境还是在现场环境中成功的项目管理原则基本上是一样的。如果说有什么不同的话，那就是分布式团队意味着更多的专注、自主权和信任，以便继续工作。
我们希望这个项目管理最佳实践列表能够给您一些关于如何构建高性能远程团队的想法。