虚拟团队会议的10个最佳实践- Weekdone

虚拟和远程员工经常更快乐，做得更多比那些在传统办公环境中工作的人。的过程管理虚拟团队但也不全是好玩的游戏。尤其是在召开会议和确保每个人都在同一页上的时候。

如果你在进行虚拟团队会议时遇到困难，那么你来对地方了。下面列出了10个最好的做法，在你的会议中记住，以确保他们是有效的和富有成效的。

虚拟团队会议的常见挑战

首先，让我们回顾一下团队经理在虚拟团队会议期间可能遇到的一些障碍。以下是他们经常遇到的最常见的挑战:

这些障碍会让虚拟会议看起来像是在浪费时间。作为一个团队合作有很多价值。关键是要确保你用的是正确的方法。

正如你所看到的，当召开虚拟团队会议时，有很多潜在的错误。如果你记住这些最佳实践，你将更容易让每个人都走上正轨，并最大限度地提高会议效率:

对于希望简化会议流程的团队经理来说，建立一套会议规范是一个很好的起点。的一部分团队会议清单，或者可以在第一次会议之前分发，以确保每个人都知道坐下来一起聊天时会发生什么。

会议规范是所有团队成员都应该牢记的一组标准，以帮助会议尽可能顺利地进行。以下是你可能想要在你的清单上包括的例子:

有了这些简单的规范，就会有很大的不同，帮助你避免浪费时间或分心。

如果团队成员事先被分配了一个特定的角色，他们就更容易在整个会议中保持投入。例如，你可能想让一个人负责记笔记，另一个人负责监督时间，确保每个人都遵守议程。

如果每个人都有工作要做，即使是一件小事，他们就不太可能在会议期间开始涂鸦或分散地(或者可能不那么分散地)浏览社交媒体。

技术问题很容易把一个简单的15分钟会议变成45分钟的噩梦。尽你所能避免它们，使你的会议尽可能简短而富有成效。

一个简单的方法就是确保每个人都有足够的时间来准备会议。当你给他们发信息让他们知道什么时候是计划好的时候，包括一个提醒，鼓励每个人在加入之前测试他们的设备。

指派一名负责协助解决技术问题的团队成员也会有所帮助。这样，如果出现问题，该团队成员和处理技术问题的人可以单独合作，而不会影响其他人的整个会议。

所有的团队会议有时都会有点尴尬。在虚拟团队会议中尤其如此，因为许多(如果不是全部)团队成员以前可能从未见过面。

为了克服尴尬，让每个人都感到轻松，用打破僵局的方式开始会议是个好主意。这可以很简单，比如让每个人自我介绍，或者让他们分享一下他们一天过得怎么样，或者他们即将到来的周末有什么计划。

当你计划与一个虚拟团队开会时，如果你能利用方便分享和头脑风暴的工具会很有帮助。

例如，使用团队管理工具，如Weekdone为你提供一个分享想法和轻松沟通的空间。您可以利用聊天功能和其他工具来帮助每个人参与，并简化设定和跟踪目标和团队进度的过程。

如果你知道你即将召开的会议将是一个很长的会议，一定要在议程上包括一些充满活力的活动。一些简单的事情，比如花2分钟的时间伸展休息，可以帮助每个人保持专注，专注于手头的任务。

作为一名团队经理，对你来说，对团队成员的建设性反馈保持开放的态度是很重要的。对于远程团队来说，沟通是至关重要的。

会议结束后，让每个人都知道你愿意倾听他们对会议进展的看法，以及他们希望在未来看到什么不同。这让你有机会从错误中吸取教训，并调整你的方法，以更好地适应你的团队成员和他们的独特偏好。

向你的团队成员提供反馈也很有帮助。无论你是对他们在会议中所做的积极的事情表示感谢，还是稍后给他们发了一条私人信息，感谢他们让你注意到一些事情，这都有助于增加人们稍后加入并做出贡献的可能性。

如果你发送了虚拟团队会议的详细记录，那么很有可能很少(如果有的话)人会阅读它们。

与其浪费你的时间(或者浪费你团队中其他人的时间)把这些会议记录打出来，不如试着把你的后续行动限制在最重要的事情上。它可以像我们上面提到的那样是一个私人的呼喊，也可以是一个重要截止日期的提醒。

但要确保它们提供了价值，否则一旦打开电子邮件或信息，它们就会被遗忘。

在小组会议上，内向的团队成员(如果你管理的是一个远程团队，你很有可能管理着很多内向的人)可能很难畅所欲言或分享他们的想法。

尽你所能去适应这些团队成员，给他们贡献的机会。例如，如果你注意到有人一直想说话，但插不上话，那就直接叫他们。如果你有一段时间没有收到某个团队成员的消息，你也可以问问他们是否注意到了什么，或者是否想要插话。

最后，试着坚持你的会议时间表。

例如，每周进行一次回顾，将帮助你保持会议的简短和简单，并使你更容易跟踪每个人的工作情况，以及他们在具体目标方面的进展。这有助于每个人都知道会发生什么，并帮助他们提前计划(并确保他们所有的设备都在工作)。

你可以采取很多步骤，让你的虚拟团队会议更有成效，对你和你的团队成员来说更愉快。记住这些最佳实践，你会更容易让人们参与进来，并确保会议是有价值的。