虚拟和偏远的员工经常是更快乐，完成更多比那些在传统办公环境中工作的人。过程管理一个虚拟团队不过，并不是所有的乐趣和游戏。特别是在举行会议并确保每个人都在同一页面上时。
如果您为参加虚拟团队会议而努力，那么您来了。下面列出的是在会议期间牢记的10种最佳实践，以确保它们有效且富有成效。
虚拟团队会议的共同挑战
首先，让我们来衡量一些障碍团队经理在虚拟团队会议期间可能会遇到的一些障碍。以下是他们定期报告的最常见挑战：
- 难以沟通：当您与远程团队会面时，很难让所有人公开说话。如果您仅通过聊天进行交流，而不使用音频或视频工具，则尤其如此
- 相信：同样，员工可能不愿意在队友或主管面前开放；他们可能与这些人相距不足或担心被判断
- 继续任务：如果团队经理不小心创建议程和结构感，虚拟团队会议很容易出轨，尤其是当您与大型团队会面或有很多您想覆盖的地方时
这些障碍可以使虚拟会议看起来似乎是完全弥漫的情况。团队合作有很多价值。关键是要确保您以正确的方式进行操作。
虚拟团队会议最佳实践
如您所见，在举行虚拟团队会议方面可能会出错。但是，如果您还记得这些最佳实践，那么您将有更轻松的时间保持所有人的步伐并最大程度地提高会议：
1.建立会议规范
希望简化会议过程的团队经理的一个好起点是建立一组会议规范。这些可以作为团队会议清单，或者可以在第一次会议之前分发，以确保每个人都坐下来聊天时会发生什么。
会议规范是一套标准，所有团队成员都应牢记，以帮助会议尽可能顺利进行。以下是您可能想在列表中包含的内容的示例：
- 会议开始之前始终测试您的技术
- 会议期间不要多任务
- 去一个安静的地方参加会议（即不是咖啡店）
- 尽可能使用视频，并准备好相机（即不穿睡衣）
制定了一些类似的规范可以产生很大的影响，并帮助您避免浪费时间或分心。
2.分配角色
如果团队成员事先将特定的角色分配给他们，则团队成员在整个会议期间保持敬业度更容易。例如，您可能想让一个人负责记笔记，另一个负责监控时间并确保每个人都遵守议程。
如果每个人都有工作要做，即使这很小，他们也会在会议期间通过社交媒体滚动滚动或离散（或可能不是那么离散地）滚动的可能性。
3.避免技术问题
技术问题很容易将简单的15分钟会议变成45分钟的噩梦。尽最大努力避免他们使您的会议保持短暂和尽可能的生产力。
一个简单的方法是确保每个人都有足够的时间为会议做准备。当您发送一条消息时，让他们知道何时安排，包括鼓励所有人在加入之前测试设备的提醒。
这也可以帮助让指定的团队成员负责协助解决技术问题。这样一来，如果出现问题，那个团队成员和处理技术问题的人可以自行奏效，而无需为其他所有人的整个会议脱轨。
4.从破冰船开始
所有团队会议都会不时有些尴尬。但是，对于虚拟团队会议尤其如此，因为许多团队成员可能从未亲自见过。
为了克服尴尬并帮助每个人感到放松，最好开始与破冰船开会。这可能很简单，就像让每个人都介绍自己，或者要求他们分享一些关于他们的日子到目前为止的生活或他们计划在即将到来的周末的计划。
5.使集思广益轻松
当您计划与虚拟团队举行会议时，如果您使用允许轻松共享和集思广益的工具，这会很有帮助。
例如，使用像工作人员为您提供分享想法并轻松交流的空间。您可以利用聊天功能和其他工具来帮助每个人参与并简化设定和跟踪目标和团队进步的过程。
6.包括充满活力的活动
如果您知道即将举行的会议将是一场漫长的会议，请确保在议程上包括一些充满活力的活动。当帮助每个人保持参与并专注于手头的任务时，就像花时间进行2分钟的休息时间一样简单。
7.要求并提供反馈
作为一名团队经理，对您来说，保持团队成员的建设性反馈很重要。沟通对于远程团队至关重要。
会议结束后，让所有人都知道，您愿意听到他们对这次活动的看法以及他们希望将来看到的事情有所不同。这使您有机会从错误中学习并量身定制您的方法，以更好地适应您的团队成员及其独特的偏好。
它也有助于向您的团队成员提供反馈。无论您是认识他们在会议期间所做的积极的事情，还是您以后向他们发送私人信息，感谢他们引起您的注意，这有助于增加PEOLE会加入并稍后做出贡献的可能性。
8.发送宝贵的后续行动
如果您从虚拟团队会议上发送详细的会议记录，那么很少有（如果有的话）会阅读它们。
不用浪费时间（或浪费您的团队中其他人的时间）来打算这些分钟，而是尝试将您的后续行动限制在最重要的事情上。就像我们上面提到的那样，这可能是一个私人的大喊，也可能是对重要截止日期的提醒。
不过，请确保它们提供价值，否则，一旦发送电子邮件或消息打开，它们就会立即被遗忘。
9.帮助性格内向的感觉更舒适
在小组会议期间，内向的团队成员（如果您正在管理一个远程团队，那么您负责大量内向的人）可能会很难大声疾呼或分享他们的想法。
尽最大努力容纳这些团队成员，并为他们提供贡献的机会。如果您注意到某人一直在尝试说话，但是很难说，例如，直接打电话给他们。如果您有一段时间没有从特定的团队成员那里听到，您也可以问他们是否有任何注意或想拨打的东西。
10.坚持时间表
最后，尝试遵守会议的时间表。
例如，进行每周的审查将帮助您简化会议，并使您更容易跟踪每个人的工作以及他们在特定目标方面的工作。这也可以帮助每个人也知道期望什么，并帮助他们提前计划（并确保所有设备都可以使用）。
今天掌握您的虚拟团队会议
您可以采取许多步骤，以使您的虚拟团队会议更加富有成效，对自己和团队中的人更加愉快。牢记这些最佳实践，您将有更轻松的时间保持人们参与度，并确保会议实际上是值得的。
不要忘记查看我们的清单下一次虚拟团队会议的最佳工具， 也。