如今，远程工作比以往任何时候都更受欢迎。事实上,63%许多公司的团队中都有远程员工。
让员工在办公室外工作有很多好处。然而，如果你想远程工作者为了真正使公司受益，他们需要清楚地了解正在发生的事情。
缺乏沟通正在削弱许多虚拟团队，并对企业的生产能力产生负面影响。
如果你对团队的沟通方式不满意，请继续阅读。下面将解释良好沟通的重要性，以及让你的虚拟团队沟通更容易、更有效的五个技巧。
在这篇文章中，你会发现:
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什么是虚拟团队?
“虚拟团队”一词指的是一群人，他们被聚集在一起共同完成一个特定的项目。这些团队的成员通常来自不同的组织，具有不同的专业和专业领域。尽管在同一个团队中有特定的目的，但这些人会对不同的经理或老板负责。
虚拟团队的一个例子可能是一个工作组或一个特别委员会(如白宫冠状病毒工作组)。如果来自不同团队、企业或组织的几个人为了一个共同的目标走到一起，他们可能会使用远程工作技术来保持联系。不过，他们仍然被认为是一个虚拟团队，而不是一个远程团队。
什么是远程团队?
远程团队也是一群人，他们都聚集在一起从事一个特定的项目或做一项特定的工作。与虚拟团队不同，他们都为同一个组织工作，通常有同一个老板。尽管如此，它们并不都在同一个地方工作。
远程团队可以分布在不同的办公室，其成员也可以位于不同的城市甚至国家。如今，许多企业都有远程团队和在家工作的员工，即使他们有一个中央办公空间。例如，Zapier在27个不同的国家拥有300名员工。
有什么区别?
在一天结束时，虚拟团队和远程团队之间的最大区别与报告有关。虚拟团队成员向不同的老板汇报工作。远程团队成员都向同一个人报告，他将进行绩效评估，并在出现问题时提供帮助。
对于虚拟团队和远程团队来说，他们的工作通常是由技术来调节的。由于他们经常位于不同的地方，不能轻松地亲自协作，他们依靠项目管理软件等工具来帮助他们保持联系，保持组织，并跟踪重要任务。
当涉及到团队建设时，这两种类型的团队都可能面临挑战。由于成员分散，可能很难让每个人都聚在一起，并感到舒适的合作。有了合适的工具和团队建设实践然而，这两种类型的团队成员都可以克服这些挑战，共同努力实现特定的目标。
良好的虚拟工作环境的重要性
一个积极的工作环境在办公室的好处是众所周知的。不过，一些业务经理还没有意识到，远程工作者也需要一个积极的环境来帮助他们提高工作效率。
当然，远程工作环境的很多方面都不在经理的控制范围之内，比如团队成员在哪里工作，或者他们的办公室是什么样的。然而，作为管理者，你可以控制的一个因素是你与团队沟通的方式，以及团队成员之间如何沟通。
良好的沟通实践对于远程团队的成功至关重要。以下是一些具体的好处积极和富有成效的沟通：
- 避免误解(关于工作质量、截止日期、会议时间等)
- 促进高效率的工作流程
- 允许更多的合作和团队建设机会
- 帮助员工感到被重视(这可以增加他们长期留在公司的可能性)
这些听起来都是很棒的福利，不是吗?如果你还没有优先考虑沟通，你可能想要开始这样做。
即使你不觉得这些是你的团队的问题，想象一下，如果你采取措施使沟通更清晰、更有效，事情会变得多好?
如何提高虚拟团队的沟通
你可以使用许多不同的策略来改善你与虚拟团队的沟通方式。下面是一些你今天可能想要尝试的最有效的方法:
1.提供充分的反馈
当你在传统的办公环境中管理一个团队时，很容易向团队成员提供关于他们最新项目或他们工作方式的反馈。你可以把他们叫到你的办公室开个简短的会，或者在他们的办公桌前停下来看看他们做得怎么样。
然而，当你负责一个虚拟团队时，你必须更有意识地确保你的员工得到反馈。好消息是，在电子邮件和其他数字通信工具的帮助下，向团队成员提供反馈比以前容易得多。
不过，仅仅给他们发信息是不够的。您还需要确保以正确的方式接收这些消息。
当你需要与员工沟通他们完成某项任务的方式时，发一封快速的电子邮件并不总是有效的。那个员工可能会误解你的信息，变得防御或感到失败，或者他们可能不明白有问题，继续一遍又一遍地做同样的事情。
这就是为什么有一个实时对话的平台很重要。当你可以和员工来回聊天，并向他们提供他们做得好的地方和做得不好的地方的视觉表现时，就更容易清晰地表达出来，同时也更友好、更令人振奋。
2.让每个人都知道
除了提供足够的反馈外，确保团队中的每个人都参与其中也很重要。他们需要知道什么时候项目到期，什么时候举行特定的会议和每周评审，以及其他每个人在处理团队项目中他们的部分时是如何做的。
如果你的员工只知道他们在做什么，不知道他们的队友在做什么，也不知道你对他们有什么期望，那么他们就很难对自己负责(这对远程员工来说尤其重要)。
当你管理远程团队，员工需要定期更新(最好是实时的)。不要等到某件事过期了或快到期了才去找员工，看看他们做得怎么样。在整个项目过程中保持联系，寻找可以提供帮助或提供反馈的方法，以便在问题出现时尽快纠正问题。
这可以帮助他们避免在一开始没有与他们沟通的变化或团队成员提前或落后于计划的情况下感到措手不及。
3.设定明确的目标
为你的虚拟团队成员设定明确的目标和期望也很重要。记住，你期望他们读懂你的想法是不公平的。对于远程工作人员，你需要提供大量的细节，并明确你想要什么，以避免误解和误解。
在设定目标时，最好的方法之一就是主要结果方法。这种方法关注批判性思维的重要性，以确保团队成员之间的目标一致，并且每个人都在朝着最重要的事情努力。
对于虚拟和远程团队，我们建议在团队级别上共同设置目标。个人甚至可以创建自己的目标，以了解他们的项目和任务如何推动团队目标向前发展!
一旦设定了这些目标，下一步就是将目标与一些关键结果(通常在3到5个之间)联系起来。这有助于每个人衡量进度，并了解团队成员的工作情况。
如果关键结果能够基于数值单位(例如，可以是0- 100%的比例、金额和注册数量)进行衡量，那就更好了。
4.实施评审制度
为了确保员工走上正轨，达到他们的具体目标，它有助于有一个明确和彻底的审查系统到位。每周与你的团队进行一次回顾是检查每个人的进度、回答问题和为未来设定新目标的好方法。
当你每周开会时，你会频繁地讨论这些目标，这样你就可以了解你的团队成员以及他们是如何做的，但你不会经常开会，以至于审查变得讨厌，占用员工的工作时间，或者陷入微观管理的范畴。
在你的每周回顾中，考虑使用购买力平价的框架．PPP代表计划，进展，问题，它为您提供了一个清单，以确保您在审查和解决最重要的问题团队会议．简而言之:
“计划”指的是你希望你的团队在即将到来的报告期内完成的目标。本质上是:每周完成3到7个任务
“进度”指的是每个人在朝着这些目标努力时的表现。这一周你完成了什么?
“问题”指的是人们在完成特定目标时可能面临的任何障碍。这一周面临的挑战。
5.使用正确的工具
最后，确保使用正确的工具与远程团队成员进行沟通。
电子邮件很好，但你不应该完全依赖它来保持联系，尤其是在进行深入的每周回顾会议时(你能想象电子邮件链会是什么样子吗?呵)。
还有很多其他的管理虚拟团队的应用程序和工具这将有助于你在更深层次上进行沟通，并实时了解你的员工在做什么和没有做什么。
例如，Weekdone团队指南针为经理和团队成员提供可视化仪表板和定期报告。这使得跟踪进度和弄清楚每个人在特定项目中的位置变得更加容易。
使用团队指南针，经理和员工都可以根据各种指标跟踪他们的绩效是如何随着时间的推移而提高或下降的。有了这些易于阅读的报告，定期会议和每周回顾变得更容易，更有成效。
通过OKR和PPP框架，管理者可以清楚地了解每个员工在任务上取得的进展，并了解本季度的目标是如何规划的。在Team Compass中，你的团队的状态报告将被汇总在一起，并在你的报告周期结束时(通常是每周五)自动发送到经理的收件箱。
我们建议使用这些进度报告作为参考所有团队会议的议程．
6.不要忘记团队建设
虽然经常被视为微不足道的事情，但通过团队建设建立联系是与团队更好沟通的重要一步。您对远程团队了解得越多，您就越能与他们产生共鸣并进行沟通。你甚至可能会发现他们的技能或才能可以帮助你完成工作，否则你可能不知道。
例如，在一款在线游戏《Drawful》中，我们发现我们的一名销售团队成员实际上拥有一些美术和设计背景。现在我们有他们帮助我们的视频和图形不时。
考虑好的虚拟团队建设活动也很重要，你不想让你的团队感到无聊。我们创建了一个列表虚拟团队建设活动对于你的团队来说，你可以尝试一下，这将有望改善你的团队沟通。
改变你今天的沟通方式
正如你所看到的，如果你想让你的业务长期发展和成功，良好的虚拟团队沟通是必不可少的。
如果你对团队的沟通方式不满意，或者你认为还有改进的空间，今天就试试这些建议吧。它们会对团队完成任务和避免混乱的能力产生巨大影响。
在上面列出的所有建议中，使用正确的工具是你可以采取的简化沟通并让每个人都参与其中的最佳步骤之一。
Weekdone团队指南是一个完美的应用程序，用于分配项目，监控这些项目的状态，并在整个工作日召开会议。
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