远程文件共享:团队中安全文件共享的5个技巧

远程文件共享与队友在一起是如此简单的行为,以至于我们常常认为数据的安全性是理所当然的。我们假设Google文档中的“受限链接”的意思就是“只有被添加的人才能打开这个链接”。

但是你真的读过你正在使用的一半服务的法律条款吗?

例如,谷歌的条款和条件特别说明了他们的自动化系统如何分析内容(甚至电子邮件),以便他们提供最好的广告和定制的搜索结果。也许并没有那么“受限制”。

如果我们都花点时间仔细考虑我们使用的平台,或者我们与团队分享文件的方式;我们肯定会过得更好。

这里有5个技巧可以帮助你继续你的远程文件共享之旅:

1.建立一个系统并坚持下去

业务的安全文件共享从实现结构开始。通过使用一个驱动器,你可以很容易地找到所需的信息,没有问题,当你需要它在哪里。这在许多远程团队工作时尤其有用异步来自不同的时区。

此外,培训新员工并让他们有机会使用驱动器也很重要。让他们知道在哪里可以找到和存储文件,以及你的安全共享方法。

2.为团队创建共享文件夹

在您决定使用哪个驱动器之后,您可以通过为特定于某些团队的文件和需要签名或可能包含其他敏感信息的重要文档创建密码保护文件夹来开发这个结构化系统。

这不仅可以帮助团队中的组织,还可以知道谁可以访问哪些文件,并且可以看到谁在什么时间查看文件。

删除你不再使用的文件,当你不使用它们时注销你的账户。这有助于保持您的帐户安全,并消除黑客获取您的信息的可能性。

3.理解权限设置

就像你在一个网站上“接受所有的cookie”一样容易,你也很容易忽略服务提供商的小字印刷和跳过技术术语。阅读评论、观看教程、安排演示——尽你所能去了解你想要使用的平台。


在为您的企业选择安全的文件共享服务时,需要考虑的其他关键方面是:您公司的规模、您要共享的文件有多大,以及它们的可访问性设置。

4.避免电子邮件附件

如果你仍然通过电子邮件附件发送文件,现在就停止吧!一旦电子邮件离开你的收件箱,你就再也无法控制数据了——因此,如果你不小心把它发给了错误的收件人,他们现在就可以访问你的文件了。没有人希望这样。

如果你必须通过电子邮件联系你的客户或员工——创建一个私人的、有密码保护的、加密的链接,只有指定的收件人才能访问

5.投资于公司数据的保护

无论你是小企业还是大公司,你都需要保护自己和员工免受数据泄露。在公司信息的安全上投入时间,有时甚至是金钱是很重要的。

有这么多选择,我们决定推荐我们认为最好的:Internxt

Internxt Drive有“零知识加密”,这意味着你和你的团队是唯一可以访问你的文件的人,无论如何!碎片链接、个人解密密钥和直观的界面只是我们最喜欢的Internxt drive的一些特性。他们有个人选择和团队选择,价格非常实惠,还有30天的免费试用。

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希望这些建议能帮助你开始思考……的重要性数据安全在你的事业中。或者你学到了一些东西,让你在与家人和朋友分享文件时三思而后行。

无论如何,我们都可以得到一些建议,因为科技似乎在眨眼之间就进步了。分享快乐!