在家有效工作的9个建议

在家办公

实际上,我大部分的工作时间都是远程工作。作为一名自由职业者或团队成员,我在家工作的时间比在任何办公室工作的时间都要长。我目前工作的性质Weekdone作为一名客户成功经理,他甚至不适合正常的朝九晚五的工作时间。

这意味着,我不仅是在远程工作,而且我可能会在奇怪的时间工作,把我的工作分成几个块,等等。尽管这种自由和灵活性如今被视为“理想的工作”,但它也有自己的挑战。例如,我的朋友们总是想知道,如果我在家里做所有的事情,我是如何平衡我的工作和空闲时间的,以及我是如何避免在家环境中可能存在的所有干扰的。我不能说我已经掌握了远程工作,但做了这么多年,我肯定在这方面有了进步。

以下是我从多年远程工作经验中获得的个人经验/建议和技巧。其中许多要点不仅对远程工作的人有用,而且可以用来最大限度地提高你的工作效率。

1.和自己商定一些基本规则

对于初学者来说,你应该首先定义你在家工作的样子,以及你想要什么。我的定义和工作方式可能和你的不一样。为了精通游戏,你需要设定并了解游戏规则。你可能会同意自己的一些事情——你应该什么时候开始和结束你的工作日,或者你在早上和晚上工作一些时间,你是否划分你的任务(早上的电子邮件,午餐后的改进项目等),或者你喜欢在旅途中选择任务,等等。创建一个个人的工作框架可以帮助你理解你什么时候开始偏离它。如果没有一套规则,你怎么知道自己的工作做得不好呢?

以下是我自己认同的一些规则:

  1. 早上开始做一天的计划,更新我的每周计划
  2. 日常业务优先:电子邮件,客户关系管理任务等
  3. 不要连续工作超过4小时,尽量保持每天8小时左右的工作时间
  4. 周三是创意、想法和改进的日子(没有客户会议)。
  5. 同时做一件大事,在不同的事情之间跳来跳去不利于集中注意力
  6. 每天不超过5次客户网络会议

规则是个人的,应该集中在你需要纪律的地方。例如,我的挑战是过度工作,我已经制定了一个规则来避免这样做。如果你的问题正好相反,你可以设定一个“连续工作至少3小时”的规则,以确保你养成了一些一致性。

2.创造一个专门的工作空间

我们周围的环境要么激励我们,要么分散我们的注意力。人们总是说不要在床上吃东西,也不要把电脑放在床上,因为电脑是用来睡觉的。如果你开始在那里做其他事情,你的身体很难放松和入睡。这同样适用于你的工作场所。有一个特定的地方让你的思想和身体用来工作,有助于避免持续的分心。

如果你试着在沙发上工作,在厨房的桌子上工作,那么我不会奇怪为什么很难把事情做好。你的大脑是习惯的奴隶,放松而不是坐在沙发上工作是一种习惯。创造一个能让你的思维轻松切换到工作模式的地方。你可以在墙上添加一些鼓舞人心的名言,或者用白板写下你的目标、想法等。例如,我用便利贴把我的任务和提醒事项添加到白板上。对我来说,工作场所保持干净也很重要,因为我发现在混乱的环境中很难集中注意力。

办公桌设置为在家工作
我的远程办公桌设置

3.即使不在一起工作,也要有一个共同的目标

也许你已经注意到了,但我真的很喜欢设定目标或写下我的期望。这通常有助于我理解我想要结束的地方,并计划我的道路。没有目标,我可能只是做事情,在不同主题的不同任务之间跳来跳去,而没有达到任何具体的目标。团队目标帮助我们统一团队正在做的事情,也有助于在远程工作时减少孤立感。这种团队目标设定也有助于我更容易地确定任务的优先级。当然,与目标相关的任务优先级更高。

我们公司正在使用OKR方法来设定目标,这也给了我们另一个很大的好处——做出数据驱动的决策。OKR方法专注于可衡量的结果(关键结果),这有助于我们评估不同的任务是否产生了结果,以及产生了什么样的结果。我们每周通过网络电话会议进行检查,讨论什么能带来结果,什么不能。

年度目标检查

我可以很容易地把那些实际上对我或我们的团队没有帮助的事情放在一边,专注于那些对我们有帮助的事情。它在很多层面上激励着我。首先,我知道我们都想要同样的东西,即使远程工作,仍然有很多合作。其次,我可以专注于真正重要的事情,我可以从数据中看到结果。动力是人们可能会很纠结的事情,尤其是独自在家工作。团队目标设定可能会把它提升到另一个层次!

在设定目标的同时,与团队进行持续的检查和讨论也很重要。这些都可以通过网络会议轻松完成,例如使用Zoom、Skype或MS Teams。在这里阅读更多关于OKR每周签到的信息。

老实说,我们都有时不时查看手机的习惯。当所有的通知不断地要求你的注意时,你很难集中注意力,你会做得更少。一旦我们停止工作,即使几分钟后再回到工作中,我们的大脑也需要一些时间来适应。手机正在扼杀我们工作时的效率

如果我们在办公室,那么我们倾向于较少使用手机,因为我们害怕别人注意到并评判我们。而在家里很容易迷路,因为没人看着。关掉通知,而不是把手机调成静音,可以帮助你长时间保持专注。完成你的任务,在开始新的任务之前,你可以休息一下,如果需要的话,看看你的手机。

如果你不想关闭通知,因为你想在工作时间之外接收它们,那么我曾经使用过的另一个选择是在特定的时间内屏蔽一些应用程序(也是通知)。例如,你可以设定早上8点到12点之间不能使用社交媒体,因为这段时间你应该专注于工作。

5.选择一个内部沟通的工具来了解公司正在发生的事情

不管你是自由职业者还是公司员工,信息总是需要流动的。如果你在一家公司工作,或者是一名自由职业者,你仍然有一个团队;明智的做法是就将使用何种技术解决方案以及用于何种目的达成一致。即使你们在一个办公室里一起工作,拥有一个信息交换工具也是一个不错的选择,因为你不可能经常和每个人聊天。

当然,我们在Weekdone使用我们自己的Weekdone软件。每周计划允许我填写一周的重点计划,分享我的进展,报告问题或吸取的教训。因为一切都是透明的,我可以看到别人在添加什么,知道他们在做什么。我每天都会查看Newsfeed,它的工作原理和任何社交媒体平台一样,它可以让你了解朋友的生活和行为。Weekdone Newsfeed让您了解公司的最新动态。

我的最佳做法是每天检查2-3次,因为我喜欢一次获得更少的信息。我滚动浏览,如果我看到一些吸引我的兴趣或与我相关的东西,我可能会通过点赞或评论来参与讨论。你可以把它想象成每天的脱口秀,每个人都要报告他们的计划和进展。现在它是远程完成的,而且是以书面形式完成的。我从未在不同的团队和远程工作的人之间感到如此清晰。即使在办公室工作,你也不会总是问别人在做什么,所以在不远程工作的时候,这也是有益的。

6.开始你的一天,写下你对这一天(或一周)的期望。

我以写下4-5件我本周想要完成的重要事情开始我的一周。这些是我的优先事项。可能是工作或学业相关的它们可以是关于我的个人生活。我使用的方法叫做购买力平价,你可以在这里读到更多。我也会和同事们分享我设定的一周计划,把它们添加到我的Weekdone每周计划中。

进度计划问题图

优先排序有助于专注于应该完成的事情,而不是在不同的任务之间跳来跳去而完成得更少。如果我在一周结束前没有完成它们,我会花点时间来分析是否有一个很好的理由,还是我没有做我应该做的事情。也许我也不擅长选择优先考虑的事情。

每一天我都可能会做同样的事情——写下我今天想要完成的事情。我有很多重复的任务和责任,但这些事情通常更像是“完成新文章”或“创建新的培训材料”等。每天的目标也是如此,在一天结束的时候,我会分析我完成了什么,没有完成什么。还有,我的感受是——这是一项难以承受的工作还是一项合理的工作。

分析你的目标设定可以帮助你了解哪种工作量对你来说是最有效率的,找到不同的模式,比如我有X主题相关的目标,我成功了,而有Z主题相关的目标,我却没有成功。写下你一天或一周的期望会让它们成为现实,这就像和你自己达成了一个协议,当它只是在你的脑海里时,你很难退缩。

7.计划好休息时间,不要错过

如果你能从音乐中学到什么,那就是你不能没有停顿地领导。休息是确保你的大脑有时间消化、分析、整理你的想法和新信息而不会不知所措的关键。如果我们在办公室,我们倾向于和同事聊天,煮咖啡,从办公室欣赏风景等等。实际上,我们给大脑一些休息的时间。

我注意到,当我在家工作时,我想给自己更多的压力,结果只是给自己增加了负担,结果实际上是完成的事情更少。一段时间后,人的头脑越来越不能集中注意力。为了恢复注意力,你需要休息一下。不要把自己逼得太紧,也不要把不需要的休息当成借口,你应该提前计划好休息时间。

随着时间的推移,你会开始注意到你能高效地工作多少小时(或分钟),什么时候最需要休息。日程安排是怎样的——早上8点到10点工作,然后步行20分钟,回到工作岗位,中午12点30分吃午饭,等等。同样重要的是,你要好好休息。我曾经跳过它们,因为我有一个很好的流程,不想破坏它。过了一段时间,我意识到完成我的想法很重要,但如果我继续跳过休息时间,那么到下周我的精力和效率可能会非常低。

8.如果你开始拖延,感到没有动力——停止工作,给自己充电

尽管督促自己开始养成在家工作的习惯和纪律很重要,但了解什么时候在家工作毫无意义也很重要。如果你没有精力,没有动力,感觉你的大脑无法集中和合作,那么知道什么时候停止是更明智的。你的大脑是一种资源,就像汽车的油箱,如果它是空的,无论如何都不可能从中挤出任何东西。

所以,不要强迫自己,让自己感觉更累,找出你为什么会这样,以及需要做些什么才能回到正轨。我做的事情通常是带着我的狗散步,或者在我的公寓里做一些清洁。根据我允许自己休息的时间长短,我甚至可能会去锻炼。那些能让我们平静下来的活动,对我和你来说可能是不同的。也许打个盹会有帮助,也许你需要散步来清理你的头脑,也许你需要坐下来思考一下你的事情的优先顺序或清理你的头脑,也许你有很多想法和想法,你需要组织它们,等等。

远程工作休息活动
和我的狗散步

不管它是什么,花点时间去理解它,一旦它完成,就回去工作。这个计划外的休息并不意味着你不应该完成你的事情。例如,我用Toggl应用来记录我的工作时间,当我停下来的时候,我也会停止应用程序中的计时器。这样我就可以确保我仍然在做我的工作!

9.空闲时间意味着没有工作——避免过度劳累

这看起来很简单,但仍然是我最大的挑战。我喜欢做事,我喜欢我的工作,我喜欢挑战。我有我的主要工作,除此之外,我在做我的硕士学位,我帮我妈妈做家族生意,我做志愿者,等等。总有一些与“工作”相关的事情要做。我要告诉你一个秘密,永远都不会有结束的时候。空闲时间就是空闲时间。为了确保我再说一遍——空闲时间意味着没有工作!花点时间休息,学会在需要的时候对工作说不。这并不意味着你不去做这些事情,你只会在合适的时间去做。一旦你开始具体规划你的空闲时间,那么在工作时间也会更容易具体化。

开始工作

对一些人来说,过渡到远程工作和在家工作可能会很棘手。但就像任何事情一样,如果你坚持一个时间表并坚持下去,你会慢慢习惯的。我的建议不仅对开始在家工作的人有帮助,而且如果其他人面临类似的情况,与你的团队分享也非常重要。作为一个团队工作和适应,共同面对挑战是非常重要的。

虽然我可能有点偏见,使用数字计划和报告工具,如Weekdone让我可以远程工作。在团队环境中,这不仅仅是我管理自己工作的一种方式,它还为okr提供指导,我可以看到我的同事在做什么。3人以下的团队可以免费使用,更大的团队可以免费试用15天。我们还为学习软件和方法提供了很大的支持和培训。此外,我总是很乐意分享我的智慧,如何有效地在家或远程工作。