当我们与客户交谈时，不断上升的关注是:如何优先处理任务。
关于确定任务优先级的常见问题:
- 我一周应该做多少任务?
- 我如何决定先处理哪些任务?
- 我应该委派哪些任务?
如果你发现自己因为不知道从哪里开始而什么都不做，或者如果你经常工作到很晚试图完成所有的事情，那么继续阅读。
Weekdone是一个每周计划工具我们帮助我们的客户(中小企业到世界500强)以提高生产力和以进步为导向。无论公司有多大，有多成功，分清轻重缓急仍然是成功最重要的因素之一。
在这篇文章中，我将为您提供上述问题的答案。此外，我们还概述了5种方法，可以帮助你轻松地确定工作任务的优先级。
为什么优先级问题
如果你不花时间优先考虑要做的事情，你可能经常会觉得自己落后于计划，或者好像并没有把事情做好尽你所能。
分清轻重缓急可以让你最大限度地利用你的时间，在工作日更有效率。当你有效地优先安排你的时间表时，你通常可以更快地完成事情(而不牺牲质量)。仔细考虑你的任务计划——问问你自己哪些任务最能增加价值。哪些项目可以促进你实现团队、公司甚至个人目标的进展?
当你和你的团队成员更有效率并按时完成项目时，这将提高每个人的士气和参与度。它还有助于提高客户满意度和工作效率为公司带来更好的声誉作为一个整体。
如何对任务进行优先排序
你应该如何优先安排你的工作量来体验上面提到的好处?以下是专业人士推崇的5种行之有效的方法:
1.值得你花时间测试
现在，让我们从确定你的优先事项开始。当你确定任务或请求的优先级时，你可以做的第一件事就是做“值得你花时间的测试”。这是非常快速和容易的。
如果你面临一项任务，或者有人向你提出要求，问问你自己:
- 我是合适的人选吗?
- 这个时间合适吗?
- 我有足够的信息吗?
如果任务没有通过测试——如果这些问题的答案中有一个是“否”——那就不要做它。如果你在工作中使用这个，考虑一下等待下一个团队会议和你的同事讨论谁最适合这项任务。
这次团队会议将帮助您决定是否可以:
- 把它传给别人(正确的人)，
- 把它安排在另一个时间(合适的时间)，
- 等待，直到你有了你需要的信息，这样你就可以更好地优先处理未来的任务(你或其他人需要得到它)。
2.艾森豪威尔矩阵
这个由美国第34任总统德怀特·d·艾森豪威尔(Dwight D. Eisenhower)创建的优先排序模型的特点是一个有4个方格的网格。
艾森豪威尔矩阵每天使用时加快时间管理。
完成后的网格为你提供了4个不同的类别，你可以将你的待办事项列表分类:
你在一个或另一个盒子里列出一天的所有任务。当您在方框中列出它们时，请按优先级进行。完成后，立即处理紧急/重要的任务，丢弃不紧急/不重要的任务。
在可能的情况下,委托在“紧急/不重要”框中的项目或把它们留给将来，当没有更重要的任务时。
与非紧急/重要的任务保持联系，给它们一个截止日期，但不要把它们放在紧急/重要的任务之前。
《艾森豪威尔矩阵》
当使用Weekdone对于你的每周计划，尽量先做紧急和重要的计划，然后专注于它们。第二个重要的象限是“非紧急但重要的象限”，所以你也应该每周在你的计划中添加一些。
按象限划分任务优先级
象限1:紧急和重要
把项目分成你没有预见到的项目和你到最后一分钟才做的项目。
计划好处理意外事件或重新安排其他项目。
完成后进行简要汇报，以决定下次如何应对。
象限2:紧急但不重要
这里列出的项目会阻止你完成重要的工作。委派任务，在未来指定一个截止日期，或者在Weekdone中为“未来项目”添加一个自定义模板。
仅仅说“不!或指导人们采取主动，解决自己的问题。
象限3:不紧急但重要
将这些项目附加到您的团队或公司的目标上。这样一来，一旦你完成了它们，你就离那些目标更近了一步。Weekdone允许简单的任务到目标的链接，这样你就可以看到你朝着目标的进展。
留出足够的时间把这些事情做好，否则它们就会进入第一象限，你就不得不牺牲工作的质量。
象限4:不紧急也不重要
这些东西会让人分心。忽略他们，放弃他们，或拒绝请求。不是所有能做的事都必须去做——甚至是计划。简化和整理你的待办事项清单，直接把它们扔进垃圾箱。
《黑客帝国》的主要优势在于它的优雅。它很容易实现可访问性和功能。模板很容易绘制和复印。除了矩阵之外，您还可以实现这些10个简单易行的方法让你的一周更有效率．
现在你有了你的待办事项清单或每周计划的优先级。这是向你展示如何组织或向他人传达你的优先事项的绝佳时机。为此，我们推荐破布评级系统
3.使用RAG分级系统对工作任务进行优先排序
RAG系统是一种流行的项目管理方法，用于对问题进行评级状态报告根据红绿灯评级系统中使用的红色、琥珀色(黄色)和绿色。
当报告一个里程碑、项目、计划或投资组合的状态时，项目经理通常使用RAG评级来指示项目的“正常运行”或“处于风险中”的程度(无论是整体的，还是关于特定可交付成果或任务的)。
- 绿色通常表示正常的生产水平;
- 琥珀色表示生产已经放缓(或需要注意其他方面)；
- 红色表示生产已停止或有问题需要注意。
周完成x RAG评分量表
使用《Weekdone》中的RAG评级量表，我们并没有明确的规则。你可以给每个颜色赋予你自己的含义。我们建议在你的团队或公司内选择一个通用的刻度，这样一旦你开始使用它，其他人就能理解颜色背后的含义。
一些示例用例可能包括:
- 用指定的颜色突出更大和更重要的任务，以区分较小的任务(这有助于您的团队了解哪些任务可能比其他任务花费更长的时间)。
- 标记搁置的项目
- 突出需要队友协助或帮助的问题
- 显示你目前正在处理的项目
使用Weekdone，您可以标记、优先级和分组项目，如上图所示。只需点击你的任务附近的星星和循环通过颜色选项!
4.大卫·艾伦的GTD方法
GTD(或把事情做好Method最初由David Allen在2001年创建。它可以帮助你组织你的待办事项清单，把你的想法放在背景中，把它们从你的脑子里赶出来，这样你就可以在一个更合适的时间处理它们。
GTD方法分为以下几个步骤:
- 捕获把你的时间需求写在纸上或电子文档上
- 澄清查看你清单上的每一个项目，找出你需要处理或委派的可操作项目
- 组织:为所有可操作的项目制定一个计划，包括制定截止日期、将任务委派给其他团队成员等。
- 反映:定期检查你的待办事项清单和日历(每周检查对大多数人来说都很有效)
- 参与:遵循GTD框架并继续使用它来优先处理你的待办事项，保持条理，减少压力
Weekdone GTD软件x GTD方法
捕获在个人每周签到工作区中列出你的计划。这是一种“电子文档”，可以让您轻松、透明地报告与团队保持联系的状态。
澄清通过使用通用团队特定RAG量表。在你的每周计划旁边加上彩色的星号，为自己和他人明确哪些是优先考虑的，哪些是需要注意的。
组织通过Weekdone功能制定一周计划，比如:
- 在你的任务中标记并提及同事;
- 团队领导可以将任务分配给其他人——这将通过通知发送给他们，并将项目张贴在他们个人的“计划”面板下的“每周签到仪表盘”中。这也会显示在公司的新闻提要，以便每个人都知道谁负责的任务;
- 将任务与目标和目标联系起来，以便更有效地跟踪进度;
- 将截止日期分配给与您的日历同步的操作项目
反映通过在员工和团队领导之间安排1:1的时间。定期查看公司仪表盘和个人进展情况;
参与通过对任务和进展的评论和点赞的方式与你的团队和公司交流。给你的队友投票到排行榜上，给他们应得的认可!通过5颗星的调查和定制的参与模板给予和接收反馈!
5.帕累托分析
的帕累托分析框架帮助你做决定，让你更容易确保你正在完成你的待办事项清单上最重要的任务。它的前提是，如果你处理了前20%的任务，它们将产生80%的结果，帮助你和你的团队实现目标。
帕累托分析框架包括以下步骤:
- 识别问题:列一张清单，列出每一个需要解决的问题和任务
- 确定根本原因:评估每个问题，找出问题的根本原因
- 分数每个问题:在1-10的范围内给每个问题打分，以确定哪些问题需要首先解决
- 组的问题:把根源相似的问题归到一起
- 把每组的分数相加:把每组所有问题的得分加起来，然后根据总分给每组一个数字
- 先处理最高的数字找出人数最多的小组，然后先解决这些问题
今天就试试这些排序方法吧!
当谈到优先安排你的任务清单和最大化你的效率时，很少有一个解决方案可以解决所有的问题。优先排序方法的组合可能更有效。
要结合多种优先排序方法，可以考虑使用像Weekdone这样的软件，它可以让你根据自己的需求、喜好和想要完成的独特项目或任务利用不同的方法。
Weekdone通过清晰的报告和可视化帮助您轻松地处理每周计划和监控进度。它还允许您与其他团队成员进行检查，并轻松地提供认可和反馈。