艾森豪威尔生产力原则
我们在每周计划中面临的所有巨大挑战通常都与优先排序有关:
- 哪项任务应该首先完成?
- 一个任务应该分配多少时间?
- 我的活动如何帮助我们进一步实现目标?
“效率就是把事情做对;效率就是做正确的事情。”
——彼得•德鲁克
世界各地的人们都在为周五“完成一周工作”而挣扎。巨大的工作量和巨大的压力让我们无法集中注意力。但有一个有效的过程可以帮助回答上述所有问题。它叫艾森豪威尔矩阵，起源于德怀特·d·艾森豪威尔。
矩阵是一个简单的4平方网格，将你的任务划分为4个象限。这是长期和短期规划的好方法。在Weekdone，我们将这种方法用于我们的每周报告软件．在Weekdone工具中设置下周计划和目标之前，我们要确保这些任务属于最上面的部分。在忙乱的创业中管理工作的唯一方法是把计划集中在最重要的事情上。
要找出你应该做什么，拿起纸和笔。写下你所有的工作任务，并将它们分成4个方块:
象限1:紧急和重要
这个象限是用来记录那些你无法预见的事情和那些你留到最后一分钟的事情。当你计划你的一周时，确保这些任务在前半周完成。当你使用Weekdone对于你的每周计划和报告，首先进入紧急/重要的计划，并专注于那些。计划处理意外事件或重新安排其他事项。
象限#2:紧急但不重要
这里列出的事项会阻碍你完成工作。如果这些任务无法消除，至少要把它们委派出去。这些任务可能是需要提前说“不!”“首先。
象限#3:不紧急但重要
为了获得长期的成功，这些项目应该得到你的大部分注意力。有了适当的每周计划，这些任务应该会占据你大部分的时间。如果你现在不能处理这些任务，它们就会转移到第一象限，变得紧急。
象限4:不紧急也不重要
这些是最大的干扰。不是所有能做的事情都必须去做——甚至不是计划好了。简化和整理你的待办事项清单，把它们直接扔进垃圾箱。
艾森豪威尔矩阵在经常使用时可以加快时间管理。当你在方框中列出它们时，按优先级来做。完成后，立即处理紧急/重要的任务，忽略不紧急/不重要的任务。
如果可能的话，把“紧急/不重要”一栏里的任务委派出去，或者等到以后没有更重要的任务的时候再做。非紧急/重要的任务应该指定完成日期，但它们的优先级永远不能超过紧急/重要的任务。
《黑客帝国》的主要优点是它的优雅。它很容易实现可访问性和功能。模板很容易绘制和复印，当你使用它和每周计划工具时，你能够实现最大的效益。
在弄清楚什么是真正重要的，哪些问题需要解决之后，你需要找时间来处理这些任务。
找时间做真正重要的事情
据统计，80%的人在周一早上不想去上班。他们在周一早上最常说的两件事是“我有太多的事情要做”和“没有足够的时间做所有的事情”。
所以我们拖延，看着我们的任务列表，不知道从哪里开始。然而，没有理由气馁，因为如果你知道你的优先事项，并制定了每周计划，那么你已经完成了一半。
这里有10个最好的建议，让你更有效率，享受你的一周。这都是关于少做多:
限制你的计划数量
通过将你的一周任务分成4个象限，你已经知道从哪里开始。专注于重要的事情，并把这些事情做好。通常，在我们的待办事项清单上，只有少数几项与重要的大目标和高影响力的目标有关。
最理想的做法是将你必须完成的每周计划数量限制到每周最多5个。这是你每天都要完成的一个艰巨的目标，无论付出什么代价。
把精力集中在一件事上，在完成之前不要放弃
太多的选择是不好的。选择小而容易完成的任务是人的本性，而不是重要的战略任务。实现许多小目标会给我们一种进步的错觉。同时，根据《哈佛商业评论》的说法，多任务处理会降低智商10分，降低工作效率40%。
如果你列出了这周的5个主要目标，选择其中最重要的一个，然后开始努力。不是两三个。只有一个。如果没有多种选择，你就无法选择阻力最小的路径。继续努力，直到完成计划，你就可以把它作为进展报告。
列出你的进步，并在周末反思
一开始，为一周选择几个重要的计划并不容易。在每周结束的时候进行反思是很有帮助的。你所做的事情重要吗?值得你花整整一周的时间去做吗?
在这一周中，无论什么时候完成了一件事，不要把它从你的待办事项列表中删除，把它作为进展写下来。在Weekdone，我们已经实现了从计划类别到完成列表的转变，就像点击鼠标一样简单。这也能帮助你在周五回顾自己的进步。看看你的进度清单，分析每一项。你有没有作弊?你能做点别的吗?
每周重复这个过程，学习和迭代。你很快就会很擅长列出你的关键目标。
如果你感到困惑，就把问题传达出来
不是你计划的每件事都能完成。通常有外部原因。事情会停滞或延迟。不要拖延那些你自己无法解决的事情。向你的经理、团队成员、顾问或其他人寻求帮助。
像Skype这样的公司已经使用了三部分PPP(进度、计划和问题)内部团队沟通和每周汇报的流程。一些公司称之为ROC:结果、目标和挑战。还有其他名字，但逻辑是一样的。你设定了一个目标，它要么在一周内完成，要么必须有一个严肃的原因来解释为什么它没有向前推进。每周计划总是会变成一个进步或一个问题。
说“不”
因为某件事可以做，并不意味着一定要做。留意你的目标。当有人让你做某事或你开始写下要做的事情时，花一两分钟思考一下。
开始对很多事情说“不”，只关注选定的计划。忽略不重要的事情。只做大事。
周五计划下一周
在周五下班前计划下一周的工作是解决周一抑郁症的最佳方法。这样你的周末就不用担心了，周一早上就可以马上开始工作了。此外，周五晚上是每周反思的最佳时间。你取得的进步在你的记忆中仍然很清晰，这有助于你更好地计划。
关注结果和结果，而不是过程或行动
看看我们的任务清单，我们经常写下行动或过程，而不是可衡量的结果要实现。这就是为什么很难判断任务是否已经完成的原因。
因此，如果可能的话，关注结果。这样就更容易宣布一个目标已经完成，然后转向下一个大的每周目标。毕竟，你得到了你所衡量的东西。
与他人分享你的计划，让他们知道你在做什么
在团队环境中，总是向其他人解释，为什么你选择了一个目标而不是另一个，以及你的资源是如何分配的。当你的计划完成时，要与他人沟通进度。希望其他人也这么做。
无论何时遇到挑战，也要分享。这既有助于获得反馈，也有助于保持团队的步调一致。每周的模式对于这三个人来说是理想的——不太经常，像每天的电子邮件，也不太很少，像每月的报告。使用电子邮件，谷歌文档，内部网或专门的工具，如Weekdone，只要对你有用。
把你的一周分成常规的功能区日
工作职责不同的人可以将一周的工作时间分为5天。然后每周坚持。也要和你的同事交流你一天的工作重点。
当Twitter联合创始人兼Square首席执行官杰克•多尔西在两家公司之间每周工作80小时时，他对自己的日常计划非常严格。所以他这五天的主题是这样的:
- 周一:管理会议和“运营公司”工作
- 星期二:产品开发
- 周三:营销、沟通和增长
- 周四:开发者和合作伙伴
- 周五:公司及其文化
不要给别人过多的信息
你不希望别人打扰你，浪费你的时间。在任何团队中，被打断(无论是通过电子邮件还是会议)都是一种恼人的时间浪费。对别人好一点，只要有可能，不要给他们发电子邮件，不要要求再次见面。
把自己限制在少数几个重要的目标上，并很好地执行这些目标，你就能更享受每天的工作。保持简单。整理。少做事，多做事。
最后，完成这一周的工作
“1小时的计划将节省10小时的行动”
不管你的公司销售什么产品，提供什么样的服务，说到底，你需要把事情做好。这种情况发生的最好机会是对你的任务进行优先排序，找出哪些需要你立即关注，哪些需要从你的列表中删除。
写下最重要的计划，并在一周内高效地工作。当你尽力做到最好的时候，记住帕累托原则80/20规则):帕累托分析技术就是做20%的工作，直接影响80%的结果。
这将帮助你走出困境，特别是如果你能够在早期完成大部分20%的任务。虽然你在一周中完成的工作少了，也不那么忙了，但你实际上完成了更多的工作，能够继续推进你的每周工作计划。
所以，当你下次去上班的时候，坐下来看看你这一周需要做的所有事情。把你所有的计划都写下来。分析每一项任务的影响，然后把最重要的任务放到优先级列表的最上面。你会发现，你需要完成的一些较小的任务实际上会对一些较长的任务产生实质性的影响。