不同的领导人如何管理会议

会议管理-领导技巧

会议管理对所有类型的领导者都非常重要。无论你是一家拥有10名员工还是500名员工的公司,你都需要找到一种快速进入战略讨论的方式!为此,您应该考虑不同的会议类型、必要的与会者、要讨论的主题等等。只有当你组织好你的想法和需求,并将它们按优先次序排列时,会议才会有效。

为了了解他们是如何管理会议的,我们联系了不同公司的5位领导。满足我们的领导人:

阿什利,营销副总裁@Demio

希拉里,市场总监@上帝

Richard,销售和客户成功主管@Weekdone

奥利弗,内容领先@过程街

首席执行官Nenad @ClockifyPumble,Plaky

你的团队/公司有多大,你领导哪个部门?

Ashley,营销副总裁@ Demio

我领导着市场部,有三个团队成员直接向我汇报工作。

希拉里,营销总监@n8n

我是n8n的市场总监,n8n是一个低代码的工具,程序员可以轻松地将集成添加到他们的产品或自动化内部流程。我们是一个4人的团队,计划今年再增加两个,分布在欧洲各地。

Richard, Weekdone销售和客户成功主管

我的团队有4个人,负责前期和后期的销售活动,所以是直接面对客户的角色。

奥利弗,内容领先@过程街

带领6人的内容营销团队。

Nenad, Clockify首席执行官

我们大约有200名员工,实力强大,而且还在不断增长。随着我们的第三个产品,项目管理平台Plaky的推出,以及前两个产品Clockify和Pumble的发展,我们一直在所有9个部门中寻找顶尖人才。

你多久开一次团队会议?

Ashley,市场部@ Demio

每周一次,几乎是和我的直接团队(企业营销)。然后,我们每个月举行两次跨职能会议,包括整个组织的所有营销人员。

希拉里,营销总监@n8n

目前,我们每周有一次完整的团队同步,然后我和我的直接报告每周有一次1:1的同步。如果我们有一个想要讨论的主题需要超过30分钟的时间,我们有时会创建一个单独的会议来更深入地讨论这个主题。

Richard, Weekdone销售和客户成功主管

我们有很多不同的会议,不同的节奏。我们每天与所有人开会,回顾我们本周的工作,确保所有问题都得到解决,所有行动和更新都完成了,时间一般为15到30分钟。

我们还参与了每周跨团队会议,包括未来两周的计划,以及销售、市场和产品OKR进度更新,再次在30分钟或更短的时间内分享。

然后,我每周会召开一些1:1的销售机会会议,每月进行客户流失分析。

奥利弗,内容领先@过程街

每周。

Nenad, Clockify首席执行官

我每周开一次领导会议。只有最高管理者,即每个部门的负责人,参加。这些会议规模很小,重点突出,只有我们10个人参加。

但是,由于我们有三个产品——Clockify、Pumble和Plaky——我每周还会召开团队会议,重点讨论每个产品,让最重要的人负责每个平台。这一点很重要,因为我们提供SaaS产品,每一种产品都有自己的生命周期,需要持续的维护和关注来维持和发展。

我们培养了一种彻底透明的文化,因此员工总是了解最新的发展。

但是,由于每一位副总裁都会在团队会议上将公司范围内的okr进一步提炼为与部门相关的okr,所以我们很少召开全员会议。它们是多余的,而且浪费时间。所以我每季度都会举办全员大会,只是为了提醒每个人我们的大方向,同时祝贺团队的伟大工作。

你的主题是什么?

Ashley,市场部@ Demio

我们每周例会的议程是检查OKR的进展。这意味着确定在OKR的最后期限之前预期的障碍或挑战,在需要的地方向团队成员寻求支持,并提出问题来帮助澄清问题或过程。

希拉里,营销总监@n8n

在团队会议上,我试图将讨论限制在我们作为一个团队需要一致同意的事情、想法或优先次序上。我不想谈论我们所做或所做的事情,因为这是可以异步完成的。

我们是一个新团队,所以现在我们专注于组织我们的日常任务。一旦我们变得更有条理并最终确定了kpi,我们将利用这次会议来回顾kpi,特别是那些没有完成或做得很好的kpi来分析我们的学习。在第二季度,我们将成为开始实施OKR的试点部门,并将利用这次会议专注于推动我们的OKR指标。

Richard, Weekdone销售和客户成功主管

销售/ CS相关的会议往往围绕着CRM仪表板,我们已经建立了这个仪表板来驱动关键领域,如果我们需要采取行动,或者在某些情况下,仪表板上出现的项目意味着他们需要采取行动。我们还会讨论我们看到的任何趋势、见解或观察结果,以及任何相关的客户反馈。
在更广泛的OKR多团队会议中,我们分享了未来两周的计划或OKR更新和见解,目的是确保我们保持一致,并了解正在进行的工作及其原因。

奥利弗,内容领先@过程街

通常,我们会花时间查看正在进行的工作,包括专门的团队反馈会议以及当前优先级的快速状态更新。每个月,我们都会花时间计划下一个月的内容,同时也会花时间评估前一个月的冲刺进展如何。

Nenad, Clockify首席执行官

团队会议的大部分都是高度结构化的,以达到最高效率。每个人都做好了充分的准备来讨论通常的会议主题。

每个副总裁都会分享有关部门现状和发展方向的关键信息。他们准备报告,内容包括过去一周的工作内容、实现的目标和未实现的目标、遇到的问题和提出的解决方案,以及他们提前一周的计划。

我们讨论的内容包括用户增长率、不同渠道指标、财务趋势、我们计划推出的功能等等。

基于出现的问题,我们制定了下周的目标和行动项目。

你如何为会议提供便利?

Ashley,市场部@ Demio

每个团队成员都在concept上分享他们的OKR进度,这是我们用来计划和协作的公司wiki。每个团队成员使用绿色、黄色和红色来确定他们的状态。如果是黄色或红色的,我们就会全力支持,如果是绿色的,我们就不会支持。

希拉里,营销总监@n8n

一开始,我们会做一个名为“玫瑰、荆棘和花蕾”的开场白,每个人都分享他们感谢的东西(玫瑰),挑战的东西(荆棘)和他们期待的东西(花蕾)。然后我们有一个共享的议程,任何人都可以添加,我们浏览列表。

一旦我们开始审查kpi和okr,我们就会在讨论议程之前进行审查。

Richard, Weekdone销售和客户成功主管

总的来说,议程是在会议邀请中设置的,但由仪表板或文件驱动,在所有情况下尽量不超过30分钟的会议,我们已经改变和开发了会议议程,并随着时间的推移,以确保我们准时。

奥利弗,内容领先@过程街

谷歌日历事件,其中包括一个Zoom会议URL。

Nenad, Clockify首席执行官

随着时间的推移,我们已经开发了一套系统,使我们的会议非常高效。我不想浪费任何人的时间,所以我只邀请那些绝对需要出席并做出贡献的人。

我们保持一个紧凑的议程和结构,这样就没有空间让不必要的弯路,使我们偏离重要的事情。作为世界上最受欢迎的时间跟踪软件(又名Clockify)背后的公司,我们明白花时间的价值,以及浪费会议时间的危险。

每周的会议总是在同一个工作日的同一时间举行,这样每个人都可以提前计划和准备。这一点尤其重要,因为我们是一个远程团队,工作时间灵活,所以一致性可以确保每个人都能完成任务。

我担任会议主持人,向每个人打招呼,提供大致的最新情况,然后一个人一个人地邀请他们发表报告。在每次演示之后,其他人可以举手提问,提供反馈,以及类似的事情。

如果在讨论一个问题的过程中,出现了其他话题,我就把它们记下来,以便在适当的时候再讨论,这样就不会妨碍当前的谈话。根据紧急程度、专注于副题所需的时间以及其他情况,我们要么在会议结束时再回到这个问题上,要么在其他场合记下它。

会议结束后,我们通常会在我们的领导力频道Pumble上分享我们的报告和任何相关的笔记,这样每个人都可以随时查看。

你是否有任何特定的工具你提到,或使用来管理会议的流程?

Ashley,市场部@ Demio

我们使用concept做会议记录,并在每次会议后分配行动项目。我们期望所有的行动项目在下周之前完成

希拉里,营销总监@n8n

现在这只是我们的议程,是一个共享的概念文件。

Richard, Weekdone销售和客户成功主管

因此,在销售会议上,我们倾向于使用Salesforce的仪表盘来显示进展、趋势和需要采取行动或审查的事项。我们使用Miro进行一些定期会面的协作区域,也使用谷歌幻灯片进行多团队会议,以共享信息。

奥利弗,内容领先@过程街

Airtable通常会引导我们专注于特定项目,除此之外,我们还会使用Process Street进行冲刺计划和复古。

Nenad, Clockify首席执行官

作为一个分布式团队,我们依赖于工具来运行我们的会议。

我们仍然使用一些外部平台,但很快,我们将能够完全依赖我们的专有软件进行会议(以及我们的一般业务操作)。

我们的通讯工具Pumble正在提供视频和语音会议选项以及屏幕共享,因此我们将能够在我们的团队协作应用程序中直接进行会议。

Clockify可以帮助我们记录我们花在会议上的时间,并为我们提供报告和分析,帮助我们了解如何使这些会议更有效率。

我们目前正在为公众完善Plaky,但我们已经在内部使用了一段时间了。Plaky允许我们在会议前检查谁在做什么,并记录会议期间达成一致的目标、行动项目和DRIs。这样,我们就可以很容易地跟踪他们的进度。

这些会议有什么特别的规定吗?

Ashley,市场部@ Demio

是的!每个团队成员都被要求带着脆弱的一面出现,并把他们整个人带到这些会议上。他们被鼓励在尊重的同时自由和诚实地发言,并被要求在适当的时候互相挑战。

希拉里,营销总监@n8n

我只是尽量避免"报道"我们正在做的事。然而,我意识到进入那种模式很容易。因此,我正在实施公共ppp(计划、进展、问题),这将只是一个共享的概念文件。这样,在向其他领导汇报或全体会议期间,我就可以很容易地看到每个人在做什么,而不用浪费他们的时间在会议上问他们。

除此之外,我们没有任何快速的规则,但我一直尝试做的一件事是灵活,而不是只做一种方式,因为我们一直都是这样做的。如果我们发现一些事情不适合我们作为一个团队,我们会改变它。

Richard, Weekdone销售和客户成功主管

没有硬性规定,对于任何更大、需要更长时间讨论的话题,我们将尽量搁置这些项目,并与需要讨论的人单独举行会议。唯一的规则是,人们关注并根据需要做出贡献。

奥利弗,内容领先@过程街

一般来说,我们将从标记为评审的项目开始,然后是对正在进行的内容的团队反馈会议。之后,我们经常向团队开放空间,提出我们可以作为团队帮助解决的讨论话题或关注点/障碍。

Nenad, Clockify首席执行官

正如我所提到的,我们有一个既定的会议结构,每个人都有足够的时间来阐述他们部门当前的状况,他们下一阶段的计划,以及我们可以一起讨论的问题和建议的解决方案。

我们有一条技术规定——所有摄像头都开着,所有麦克风都关着,除了扬声器。如果有人有什么要说或补充的,他们就举手等着发言。这样,我们就避免了重叠。我认为在在线会议中,这种细致是必不可少的,因为在在线会议中,相互之间的讨论加上任何潜在的滞后和bug会阻碍任何有意义的对话。

面对面的讨论可以更自然地进行,但在网上,你不会碰运气,并为最大效率和最小时间浪费设定基本规则。

但是,一旦会议的主要部分结束,我们就可以放松一下了。最后我们会有一些无组织的聊天时间。虽然我们重视效率,但我认为,这一次至关重要的是,我们要在人的层面上相互联系,让会议第一部分的严肃性减弱。

最终的想法

我们要感谢所有这些领导人的深思熟虑的回应,并感谢他们让我们深入了解会议管理的世界。

正如你所读到的,有很多方法来进行不同类型的会议。在这30分钟的会议中,找到一个工具来帮助你安排优先事项、组织工作,并保持正轨是很重要的。

希望你能够自己做一些笔记,并为下次会议带来一些想法!如果你还没有使用团队管理和会议管理软件,那就试试吧Weekdone团队指南针免费!