如何快速开始会议以获得更好的结果

女孩在工作中无聊

您是否曾经在开始时经历过尴尬的沉默团队会议,突然间,向性格外向的钟声“打破冰块”,讲述了他们的周末计划的漫长故事?

当然,在工作场所有一个时间和地点。但是,明确定义的会议不是那个时候。每个人的日程安排都充满了日常任务和即将到来的截止日期;参与者需要体贴同事的时间。

没有什么比人们在开会开始之前失去兴趣更糟糕的了。那么,我们如何在保持团队内的协作努力的同时避免不必要的要素?

从右脚开始会议意味着您需要设定界限和准则。让我们开始吧。

定义明确的会议的特征

就像质量行动计划,您需要开会计划!作为团队负责人,由您准备和执行。这有效的会议标准以下应该有助于澄清您绝对不能弹的内容以进行更好的会议:

  • 定义目标
  • 确定的参与者
  • 预设位置和时间
  • 准备好,即将分布的议程和背景材料
  • 每个议程项目都完全包裹着,然后再进入下一个议程
  • 讨论是相关的,专注于开放式问题
  • 每个人都有机会讲话

通过微调这些小但重要的细节,您只需准备就绪并正确地弄清会议的时间。

您甚至需要致电会议吗?

高管支出每周23小时在会议中。假设他们在退休前工作了大约45年,则总计22会议。

如果您在会议期间引起团队成员的注意并保持他们的注意力遇到困难,那么您可能会打电话太多。

在您要求所有人放弃他们在做什么并加入您的会议室之前,请确定您是否真的需要他们身体出席。如果您不确定是否需要召开会议,请参阅下图并回答问题。

你真的应该开会吗?流程图有问题问自己
图像来源:TeamMeeting.co

如果您需要帮助做出决定(或者是紧迫的,应该立即解决),请致电会议是有道理的。但是,再次,请确保您知道您要打电话的商务会议类型,必要的与会者是谁,并保持正轨!

如何开始会议

请记住,目标不是永远取消会议。这是要举行的会议,数量。并确保他们立即开始,因此没有人的时间浪费。

您如何完成这一宏伟的壮举?以下是一些快速的想法,可以帮助您为会议定下基调,甚至在他们开始之前!

设定意图

当会议开始之前,考虑或讨论时,这是最好的。开始开会的最佳方法是主动让人们知道他们为什么在那里。不要让他们猜测或想知道此信息是否与他们相关。

通过澄清您的目标,您可以向团队展示您尊重他们的时间,并希望与他们保持透明。

这可以是日历邀请上的书面描述,也可以是会议前20分钟的聊天提醒。考虑一下您的团队需要了解的内容才能参加会议,专注于材料,问题或评论。

建立基本规则

在会议开始时建立基本规则并设定明确的期望是有帮助的。

在这次会议期间,您要从团队中获得多少投入?这次会议主要是为了您交谈,还是希望每个人都在聊天?

设定基本规则可以最大程度地减少中断和挫败感,因为每个人都知道他们的期望。

这些基本规则通常是不同的,具体取决于商务会议类型。随着时间的流逝,员工对每种类型的期望变得更加满意,但是一开始澄清始终是保持方向感的好方法。

概述议程

漫步团队完成会议议程。简而言之,这包括:您期望涵盖的内容以及应花费多长时间。

当然,您需要首先创建一个议程。我们建议一个简单的三步团队会议议程在状态报告的帮助下创建。重要的是要问自己是否首先是必要的会议。这样,您就可以准备好准备,并确切知道您要涵盖的内容。

使用软件保持井井有条

最后,别忘了使用一个好的软件,例如工作人员团队指南针为了帮助您的团队访问报告,保持井井有条,并使所有人进入同一页面;会议之前,期间和之后。

工作人员还允许您保存状态报告。通过手头上的状态报告会议,每个人都可以触手可及。

今天升级您的团队会议

知道如何开始会议对每个人都很重要。

通过立即开始会议并立即澄清其目的,您将有很多时间引起人们的注意并进行富有成效的聚会。

开始实施今天上面列出的提示,以便您可以改善会议。也要查看工作人员,因此您可以在会议开始之前将整个团队放在同一页面上。