禁止电子邮件以改善工作场所的沟通

电子邮件的发明无疑是我们处理事情方式的转折点之一沟通在工作场所。

这是谁的功劳?我们应该感谢湿婆·阿亚杜莱。他拥有“电子邮件”的第一个版权——他在1978年14岁时就开始创建这个系统。

尽管电子邮件已被证明是一种快速沟通的好方法,但它为团队协作设置了巨大的障碍。在它被发明的几十年后,它已经不再是日常合作的有效方式。

为什么?

在她的赫芬顿邮报文章中,Kate Bratskeir解释得很好。你看,电子邮件就像俄罗斯方块游戏。一开始,你面带微笑玩游戏,目标是清空收件箱。即使你设法清除你的收件箱,在你转身或睡觉的那一刻,你会收到100封新邮件等着你。

有些可能需要你立即关注,有些可以提供大量的知识。其中大部分不可避免地毫无意义或垃圾邮件。结果就是浪费了你的早晨。每向前迈进一步,你就会后退两步。

电子邮件甚至强行进入了我们的家中。你晚上回家后可能会处理邮件。这通常是你早上醒来后要查看的第一件事。只是为了让你能活下去。

你越早接受这是一场失败的战斗,你就能越早开始为真正重要的工作腾出时间。

如果用数字来表示这个俄罗斯方块游戏,我们可以说,普通上班族收到的是每天110条短信28%的时间都在处理邮件。这意味着员工每周要花13个小时阅读和回复邮件。

以一名年收入约7.5万美元的专业人士为例,公司需要为每位员工每年支付20,990美元。在喝咖啡、吃午餐和收发邮件的间隙,员工们被要求完成他们的工作。一份能为公司带来有价值产出的工作。

电子邮件可能不是工作场所最有效的沟通方式,但它肯定仍然是首选。毕竟,电子邮件是一个社交网络,其规模是Facebook的三倍。我认为可以肯定地说,几乎每个能上网的人都有一个电子邮件帐户。

因此,禁止电子邮件绝不是一件容易的事情。无论计划本身多么高尚,你总会遇到阻力。最后,你需要找到职场中有效协作和沟通的最佳方法。以下是我认为电子邮件不是最佳选择的原因:

为什么电子邮件对工作场所的协作和沟通很糟糕?

1.它浪费了很多时间

企业用户的平均支出每天有1 / 4的时间在回复和发送邮件

每年有将近1500个小时花在写电子邮件、搜索信息和尝试内部“合作”上。事实上,我们花在处理电子邮件上的时间比与同事合作和交流的时间还多。使用更多的社交技术在工作场所可以减少25%的电子邮件使用。

从您收到的邮件中估计:

  • 50%可以删除或归档
  • 30%的委托可以在两分钟内完成
  • 20%可以延迟到你的任务列表或日历中稍后完成

记住这一点,实际上你收到的每封邮件都有4种选择:

  • 删除它
  • 这样做
  • 代表它
  • 推迟它

2.小组对话往往会变得难以控制

你知道吗?阿托斯删除电子邮件从其74,000多名团队,并立即提高了生产力。

Atos首席执行官蒂埃里·布雷顿(Thierry Breton)估计,他的员工的电子邮件中只有10%是真正有用和高效的,他制定了零邮件政策

消灭电子邮件有很大的潜力带来积极的改变。翻遍收件箱来了解谁说了什么是徒劳的。每个人都应该停止回复那些不必要的“谢谢”或“我明白了”的邮件。

我们期待并期待回复电子邮件几小时之内.同时完成与电子邮件无关的任务——你知道的,工作要求我们完成的重要任务。难怪拥有有效沟通实践的公司能享受到47%以上的股东总回报。再一次,社交技术提供了机会来提高交互效率提高20%

3.它扼杀了有价值的隐性知识

我们在实际工作上每花10分钟,就会花7分钟处理电子邮件。

在本质上,隐性知识从一个团队成员转移到另一个团队成员已经是非常困难的。在电子邮件中,每一天的每一分钟,这些宝贵的知识都会被埋得越来越深。我们花在电子邮件上的时间越多,我们能以有意义的方式做出贡献的时间就越少。

4.它没有提供概述

查收邮件是智能手机上最受欢迎的活动。78%的人经常用手机做这件事。

你花了很多时间发邮件。期待快速得到答案。尽管如此,它仍未能概述需要做什么以及谁对什么负责。这些信息可能就藏在某个地方,隐藏在那些长长的电子邮件线程和成千上万的消息中。然而,更多的时候信息会丢失,不是在翻译中丢失,就是在不同的过滤器之间丢失。

如果有紧急情况发生,请使用该电话。不要期望人们每天每分钟都坐在他们的收件箱里。当有紧急情况时。当有任务要委派时,使用更好的方法来提供更好的概述。

5.它破坏了焦点

平均而言,员工会查看他们的电子邮件36次.在处理一封邮件后,需要16分钟才能重新集中注意力。

如前所述,我们期望并期望自己通过电子邮件迅速得到答案。这有点奇怪,因为手机是用来干什么的?我们通常没有意识到的是,在电子邮件和手头实际任务之间切换会损害我们的注意力。

马克教授和几位同事在2012年进行的一项研究发现,根据心率监测器的测量,那些不接触电子邮件的员工注意力集中的时间更长,换屏幕的频率更低,压力也更小。我们生活在一个不断通知的世界,这让我们无法发挥更大的潜力。

6.它缺乏透明度

从本质上讲,电子邮件是私人的。它们位于发送方和接收方之间。虽然它可能是处理离散问题的好方法,但它绝对是团队合作的障碍。在两方之间转移的知识只会留在这两方之间。随着时间的推移,这将限制其他人从这种知识转移中获益。

7.它带来混乱

你是否曾得出这样的结论:处理一封电子邮件的时间实际上比写一封电子邮件要长。由于所有的抄送和密送,信息很快就变得混乱。有时,完全失去了。我们应该停止使用“回复所有人”按钮,除非是非常必要的时候。

是否曾经犯过一个尴尬的,完全尴尬的所有回复错误?别担心,我们都有过。但这也意味着你肯定知道电子邮件的缺点。事实上,尼尔森管理层提出了一个绝妙的解决方案。他们取消了“回复所有”按钮从其内部邮件,让员工更注意他们的信息包括谁。

从这个角度来看,就不难理解为什么Y Combinator的保罗·格雷厄姆把更换电子邮件称为“这是一个雄心勃勃的创业想法“但是你为什么不换掉它呢?”这里面有无数的问题。

8.这是反社会的

最后但并非最不重要的一点是,电子邮件并不具有社交性。另一方面,协作过程需要更灵活和更社会化的方式来相互沟通。如果将合作的主要渠道转移到社交平台上,那么花在电子邮件上的时间可以节省25%到30%。

我并不是说电子邮件一无是处。它实现了作为一种快速联系方式的目的。但如果你在寻找一个既节省时间又能让合作过程更透明的解决方案,你应该选择社交平台。但请记住,简单地使用社交工具并不能达到目的。这些工具需要伴随着管理变革和承诺。

如果你正在寻找可以选择的社交平台的快速推荐,我们绝对会建议你给出Weekdone一试。这是一个简单而高效的团队内部沟通平台,每周的进度报告给经理。

电子邮件对团队协作来说很糟糕