需要会议准备技巧吗?我们有他们!

你每周花多少时间在会议准备上?如果你和大多数员工一样,可能会比你想要的多。

普通工人花费大约12个小时——超过每周40小时工作时间的四分之一——用于准备和参加会议。如果你对这一点有共鸣,你需要帮助来简化会议准备工作,下面的建议将会教会你所有你需要知道的东西。

为团队会议做准备

在我们深入讨论如何有效、高效地安排会议之前,让我们先谈谈不同类型你和你的团队可能会参加的定期会议。

以下是常见的团队会议这可能就在你的日历上:

每周的笑星

每周站立时间很短——最多10-15分钟——小组签到。在这些团队会议中,每个成员将更新他们的同伴的进展和他们在上周完成了什么。他们还为共享项目发布公告。

每周的站立会议可以帮助团队在目标和下一步上达成一致。它们还提供了在潜在障碍发生后尽快解决它们的机会,以便根据需要调整时间表。

每周的站立会议应该是集中的和可操作的。他们给每个队员一个明确的行动计划和防止误解。

Sprint计划

对于按照Scrum方法运作的团队来说,每个项目被分成时间块(通常是2-4周),称为sprint。Sprint计划会议让团队有机会聚在一起,并决定在下一个Sprint中他们将处理哪些任务。

Sprint计划会议是高度协作的,让每个团队成员都有机会对下一个Sprint期间发生的事情发表意见。这些会议很重要,因为计划良好的sprint使团队更容易按时完成工作,并适当地对任务列表进行优先级排序。

Weekdone如何帮助团队会议?

Compass团队是Weekdone的团队管理软件它为用户提供自动化的进度报告(以及更多!)这些报告是很好的工具,因为它们显示了每个人都完成了什么,以及他们离完成还有多近。当这些报告在每个周末发送到你的收件箱时,你就会清楚地知道最重要的要点了!

在Weekdone中为团队会议打印自动进度报告

准备一对一交流

除了团队会议,你可能有一堆一对一的会议也在你的日程表上。一对一(或1:1)非常适合与每个团队成员单独建立联系,确保没有人被遗漏。

下面是一些你可能会举行的一对一会议的例子:

绩效考核

绩效评估是一种正式的评估,它让经理或团队领导有机会评估团队成员的工作表现。在这些会议中,经理还将与团队成员一起确定优点和缺点,提供反馈,并为未来设定目标。

绩效考核应该是积极和富有成效的一对一会议。他们应该帮助员工看到他们在哪些方面做得很好,他们的工作如何与公司的更大目标保持一致,以及他们可以做些什么来提高前进。

绩效评估还为团队领导提供了一个机会,让他们认识到表现最好的人,设定明确的期望,并尽早解决问题——在问题有机会升级之前。

个人解决问题

个人问题解决会议是一对一的会议,旨在解决员工的具体问题。

这是最难召开的会议之一。然而,它们也非常重要,不应该因为你对解决冲突感到紧张而推迟。

如果进行得当,个人问题解决会议为尽早纠正问题创造了机会。他们也给团队成员一个机会来扭转局面,更轻松和自信地导航未来。

通常情况下,这些会议是一个展示你的领导风格并提高你和团队成员之间的联系和信任。

Weekdone如何帮助一对一的会议?

Weekdone对于一对一的会议非常有用,因为它允许用户轻松地创建和共享状态更新。

这有助于您清楚地了解您的团队成员正在做什么,他们取得了多少进展,以及他们可能在哪里遇到了麻烦。它很好地补充了会议结构,比如购买力平价的框架,太。

Weekdone还为您提供可定制的每周脉冲测量模板。

脉冲调查模板
5星评级的脉搏调查在Weekdone(可定制)

脉冲调查是定期向员工发送的一系列问题,以了解他们对各种主题的看法,包括他们的工作角色、团队沟通,以及整个工作环境。你可以在1分1秒前查看脉搏调查的回答,以清楚地了解每个员工的处境以及他们可能遇到的困难。

在Weekdone中,领导者和他们的团队成员可以在他们觉得有必要安排1:1的会面或只是私下讨论一些事情的时候直接给对方发消息!

1:1每周回顾
Weekdone中1:1的讨论

1:1 vs团队会议准备

当然,1:1s会议和团队会议的准备过程是不同的。以下是一些需要记住的关键区别:

1:1的会议

当你在做一对一的准备时,一定要考虑到每个员工和他们的个人需求。你可以通过回顾他们以前的经历来做到这一点状态更新和签入了解他们的表现以及他们的困难所在。

在准备的时候,也要记录下你是如何在每个员工1:1的时候认出他们的。如果团队成员感到被关注和表扬,他们会更容易敞开心扉。这有助于他们分享更多有价值的信息和见解。

团队会议

当你准备团队会议时,你需要考虑整个团队。思考他们的计划,回顾他们的进展。然后,考虑该进展如何与您的季度团队目标,甚至公司级别的目标相一致。

议程对所有会议都很重要,但对团队会议尤其重要。他们让每个人都跟上进度,并确保会议尽可能简短。一定要花时间起草一份议程在会议开始前把它分享给所有与会者

一步一步的准备

现在,让我们来谈谈如何为会议做准备。

不管你准备的是一对一的会议还是团队会议。无论哪种方式,你都可以使用这个简短的清单来简化你的会议准备,同时仍然确保你没有错过任何重要的东西:

✅确定会议的目的。

✅列出会议中需要做出的决定。

✅为笔记和任务分配留出空间。

✅选择合适的会议参与者。

✅与团队或团队成员分享议程和会议邀请。

✅确定直接负责的个人处理每个行动项目(用于团队会议)。

✅24小时内跟进并分享会议记录。

当您与团队的每周状态报告保持联系时,完成这些步骤并为会议做准备会变得容易得多——而且更省时。

如果你定期检查你的团队成员,关注他们在做什么,你就会清楚需要做什么,谁需要处理它。这简化了会议准备工作而且让实际的会议对参与的每个人都更有成效、更愉快。

今天就改进你的会议准备

当你试图与你的团队建立联系时,准备充分是非常重要的使你的目标

  • 适当的计划可以节省时间,使会议更有效率。
  • 无论是团队会议还是1:1都需要为良好的结果进行计划。
  • 跟进团队的每周状态报告可以简化会议准备工作。
  • Weekdone Team Compass提供了自动化进度报告等工具,每周状态报告,以及脉搏调查模板,以帮助规划会议。

如果你需要更多的帮助来准备会议或让每个人都了解情况,Weekdone可以帮助你。保持联系,今天就邀请您的团队加入Weekdone team Compass !