你每周花多少时间准备会议?如果你和大多数员工一样，这可能比你想要的要多。
普通工人的花费大约为12个小时——超过了他们每周40小时工作时间的四分之一——准备和参加会议。如果这与你有共鸣，你需要帮助简化会议准备，这些建议将教你需要知道的一切。
为团队会议做准备
在我们深入讨论有效和高效地计划会议的细节之前，让我们先来谈谈不同类型你和你的团队可能会参加的定期会议。
以下是常见的团队会议这可能就在你的日程表上:
每周的笑星
每周的单口相声很短，最多10-15分钟，是小组签到。在这些团队会议中，每个成员都会向他们的同事汇报进度和他们在上周完成的工作。他们还为共享项目发布公告。
每周的站立会议有助于团队在目标和下一步上达成一致。它们还提供了在潜在障碍发生后不久解决它们的机会，以便根据需要调整时间表。
每周的站立会议应该是集中的和可操作的。他们给每个团队成员一个明确的行动计划防止误解。
Sprint计划
对于按照Scrum方法运作的团队来说，每个项目都被分成时间块——通常是2-4周——称为sprint。Sprint计划会议让团队有机会聚在一起，确定他们将在下一个Sprint中处理哪些任务。
Sprint计划会议是高度协作的，让每个团队成员都有机会对下一个Sprint期间发生的事情发表意见。这些会议很重要，因为计划良好的冲刺可以让团队更容易按时完成工作，并适当地确定任务列表的优先级。
Weekdone如何帮助团队会议?
团队指南针是Weekdone的团队管理软件它为用户提供了自动的进度报告(以及更多!)这些报告是很好的工具，因为它们显示了每个人都完成了什么，以及他们离完成还有多远。有了这些在每周结束时发送到你的收件箱的报告，你对最重要的点有了一个清晰的想法!
一对一的准备
除了团队会议，你可能还有一堆一对一的会议在你的日程表上。一对一(或1:1的一对一)是与每个团队成员单独接触的好方法，可以确保没有人被遗漏。
下面是一些你可能会举行的一对一会议的例子:
绩效考核
绩效评估是一种正式的评估，它给经理或团队领导一个评估团队成员工作表现的机会。在这些会议中，经理还将与团队成员一起确定优势和劣势，提供反馈，并为未来设定目标。
绩效考核都是积极而富有成效的一对一会议。他们应该帮助员工看到他们做得好的地方，他们的工作如何与公司的更大目标相一致，以及他们可以做些什么来改进前进。
绩效评估还为团队领导者提供了一个机会，让他们认识到表现最好的人，设定明确的期望，并在问题升级之前尽早解决问题。
个人解决问题
个别问题解决会议是一对一的会议，旨在解决员工的具体问题。
这是一些最艰难的会议。然而，它们也非常重要，不应该因为你对解决冲突感到紧张而推迟。
如果进行得当，单独的问题解决会议可以为尽早纠正问题创造机会。它们也让团队成员有机会扭转局面，更轻松、更自信地驾驭未来。
通常，这些会议是展示你的能力的机会领导风格提高你和团队成员之间的联系和信任。
Weekdone对一对一会议有何帮助?
Weekdone对于一对一的会议很有用，因为它允许用户轻松地创建和共享状态更新。
这有助于您清楚地看到您的团队成员正在做什么，他们取得了多少进展，以及他们可能在哪里遇到麻烦。它很好地补充了会议结构，比如购买力平价的框架,太。
Weekdone还为您提供可定制的每周脉冲测量模板。
脉搏调查是定期向员工发送的一系列问题，以了解他们对各种主题的看法，包括他们的工作角色、团队沟通，以及整个工作环境。你可以在1:15之前查看脉搏调查的回复，以清楚地了解每个员工的处境以及他们可能在哪里挣扎。
在Weekdone，当领导者和他们的团队成员觉得有必要安排一对一的会议时，他们可以直接发信息给对方，或者只是私下讨论一些事情!
1:1 vs团队会议准备
当然，1:1和团队会议的会议准备过程会有所不同。以下是一些需要牢记的关键区别:
1:1的会议
当你准备一对一面试时，确保你考虑到了每个员工和他们的个人需求。你可以通过回顾他们以前的经历来做到这一点状态更新和签入了解他们的表现以及他们可能在哪里挣扎。
在准备的时候，也要记下如何在一对一面试中认出每个员工。如果团队成员感到被关注和表扬，他们会更容易敞开心扉。这有助于他们分享更有价值的信息和见解。
团队会议
当你为团队会议做准备时，你需要考虑整个团队。想想他们的计划，回顾他们的进展。然后，考虑这一进展如何与你的季度团队目标，甚至是公司层面的目标保持一致。
议程对所有会议都很重要，但对团队会议尤其重要。他们让每个人都在正轨上，并确保会议尽可能短。一定要花时间起草一份议程在会议前与所有与会者分享．
一步一步的准备
现在，让我们开始讨论如何为会议做准备。
不管你是在准备一对一的会议还是团队会议。无论哪种方式，你都可以使用这个简短的清单来简化你的会议准备工作，同时确保你没有错过任何重要的事情:
✅确定会议的目的。
✅列出会议期间需要做出的决定。
✅为做笔记和任务分配创建一个日程。
✅选择合适的会议参与者。
✅与团队或团队成员分享议程和会议邀请。
✅确定直接责任人来处理每个行动项目(团队会议)。
✅在24小时内跟进并分享会议记录。
当你与团队的每周状态报告保持联系时，完成这些步骤并为会议做准备会变得容易得多，而且花费的时间也更少。
如果你定期与团队成员联系，密切关注他们在做什么，你就会清楚地知道需要做什么，需要谁来处理。这简化了会议准备和使实际的会议更有成效，对每个参与的人来说都更愉快。
今天改进你的会议准备
当你试图与你的团队建立联系的时候，做好准备是非常重要的调整你的目标：
- 适当的计划可以节省时间，使会议更有效率。
- 团队会议和1:1都需要为好的结果做计划。
- 紧跟团队的每周状态报告可以简化会议准备工作。
- Weekdone Team Compass提供了自动进度报告等工具，每周状态报告，以及有助于会议规划的脉搏调查模板。
如果你需要更多的帮助来准备会议或让每个人都了解情况，Weekdone可以帮你。保持联系，今天就邀请您的团队参加Weekdone团队指南!