如何写进度报告(示例模板)

凭借超过10年的经验,我们Weekdone发现需要一个简单的状态和进度报告工具——这就是我们开发的原因团队同情党卫军

Team Compass是您的解决方案,通过实时更新和一个feed将所有内容集中起来,将经理和员工联系起来。Tr把它放在这里!它对小型团队是免费的,提供免费试用,大型团队每月只需29美元!


效率下降,注意力不集中,没有动力。

没有好的队长说报告软件

随着时间的推移,上面列出的负面品质在公司里来来去去。但我们不应该尽量避免它们吗?或者,至少,在我们有能力的情况下控制局面?我想是的!

就像我们的身体需要通过适当的营养组合来对抗春热一样,当生产力低于临界水平时,我们应该给我们的组织适当的治疗。

我们不是所以傲慢地称我们的服务为“公司医生”——但是对于那些想要拯救你的组织免于效率低下的人来说,有一个简单的治疗方法。治愈方法当然是你们在这里的原因——进度报告!

想象一下,如果您能够在每周结束时自动将每周状态更新转换为合并报表的过程。听起来很棒,对吧?Weekdone团队指南针可以帮助你做到这一点,甚至更多。这是一个状态报告工具对于团队和软件来说,它可以自动执行一些最耗时的管理任务。

Team Compass状态报告软件的屏幕截图。

这些报告中的信息帮助管理者在观察公司和团队目标的同时跟踪团队和个人的进步。

然而,并不是很多人熟悉进度报告的好处。

所以,让我们也来解决这个问题!

团队使用的进度报告鼓励参与和透明度。有人说,有一个特定的地方来检查你的进展会增加95%的实现目标的可能性。

对于管理者来说,进度报告提供了关于员工贡献的具体信息。它鼓励思想和观点的交流。事实上,这是一种非常简单的双向交流形式。有了一些指导原则和对格式的基本了解,每个人都可以自己提交一份出色的报告。

进度报告-基础

每一份好的进度报告的基础都是“购买力平价方法”团队指南针是建立在。这代表进步、计划和问题。这可能看起来过于简单,但背后隐藏着一个深刻的框架。

购买力平价是“实质丰富,实质不足”。

克里夫吉本

吉本的想法得到了Emi Gal (Brainient首席执行官)和facebook等公司的认同科林Nederkoorn(Customer.io的CEO),他们都使用PPP来组织和精简各自的企业。

甚至像Skype、Ebay和Facebook这样的公司也从PPP中获益。

那么,是什么购买力平价究竟意味着什么?

  • 的进步。进度列出了员工的成就、完成的项目和已完成的任务。这个类别很好地评估了已经完成了多少工作。
  • 计划是你计划在一周内完成的任务。在Weekdone,我们建议在“工作周”前的周五制定3-7个计划。“计划”下列出的所有项目都是潜在的进展项目。然而,要留下改变的空间,并接受你的计划不是一成不变的。还要考虑到,这些最终应该有助于推动你的季度团队目标前进。
  • 问题。问题会带来挑战和陷阱。有些人把纠正错误放在最后,但强烈建议在整个项目中都这样做。

当你记住这三件事时,你已经具备了写一份简单报告的条件。你应该选择尝试吗免费团队指南,这三个类别是默认的每周状态更新表单中的类别。*如果其他内容更能引起你的共鸣,你可以更改和定制标题

进度报告由谁、如何以及做什么

此外,如果你真的想成功地传达进度报告的细节和细微差别,你应该在你的脑海里一直有这三个问题:谁,怎么做,什么?

进度报告的关键部分是你的团队。Michele Puccio, Arrow的销售总监,他们帮助他“与团队保持联系”。这就是为什么你应该立即关注你的同事和团队动态。

报告需要简洁和集中,所以你应该了解你的同事想要什么。为了帮助自己完成这项任务,问几个问题:

  • 读者是如何与项目联系在一起的?
  • 他们知道项目的细节和目标吗?
  • 读者对技术语言熟悉吗?

如何

其次,考虑写作的语气。经理和高管可能不理解员工谈话风格的复杂性。使用较长、易于理解的句子,但也要尽量避免写散文。理想情况下,每句话应该有5-7个关键词。

写进度报告计划的注意事项

看一看样品报告进一步的指导方针和灵感。记住,现代世界是由参数驱动的,所以数据比描述更重要。

而不是:我们需要增加产量

试一试:“我们需要把产量提高X%”。

具体的目标更能鼓舞人心,同时也更容易实现。

什么

人们在写进度报告时容易犯的一个错误是完全避免写错误。进度报告的目的是客观地确定关键的困难和关注,并在前进的道路上帮助他们。即使问题已经解决了,也需要把它写下来,以避免在将来犯同样的错误。

其次,要记住你写作的相关性。解释每个单独的道具是如何与进程相联系和比较的。

保持简单

即使进展看起来很小,变化很小,也要不断更新你的报告。它可以在所有层面上实现透明度,并有助于评估挑战,以便您可以相应地计划下一步的行动。

回到我们对IT分销公司Arrow的采访Michele Puccio分享了进度报告如何影响你的表现的例子:

“在一周的开始,你决定打电话给5个新客户。你把它写下来,放在你的鼻子底下。到周末,你会给5个新客户打电话。你已经做出了承诺,并将其传达给团队的其他成员,现在你需要履行这一承诺。”

米歇尔Puccio

进度报告模板是为每个人节省时间而制作的,所以把大部分工作日的时间都花在写进度报告模板上是不合逻辑的。这可以通过报告工具轻松地加以辅助。许多团队使用谷歌文档或电子邮件来完成这项工作。

也就是说,最好是使用专门为进度报告而开发的工具,并允许您自动化编写进度报告的过程。可用性和可访问性是优秀进度报告的关键。

写进度报告截止日期的注意事项

进度报告的关键是要有规律。进度报告至少需要每月做一次,但鼓励每周做一次。Weekdone集成了通知系统,确保每个人都记得及时发送报告。

尝试使用Team Compass自动生成每周进度报告。

实施进度报告

1.一定要向员工解释福利

这一点似乎有点明显,但如果不解释员工的福利,员工可能会在以后接受。你需要向每个人解释“为什么”。一些简单的好处包括:员工在组织中拥有发言权,提高生产力并专注于新计划。为了找到更多关于向你的团队推销好处的方法,我们建议你从中吸取教训信息图表

2.确保交流是双向的

创造一种文化,允许双方进行讨论,允许团队成员向上级提供反馈,也允许上级向团队成员提供反馈。建立一种鼓励反馈的文化,作为默认模式,可以全面改善公司沟通并使进度报告对员工和管理者都更有意义。

3.用进度报告代替开会,减少开会时间

使用进度报告(和其他工具,如我们的团队指南针减少…的数量浪费在会议上的时间通过鼓励通过网络和基于移动的服务进行频繁更新。如果你的会议都在一个地方举行,你每个月就可以节省无数的时间,因为你不用说话,而是写下来。

4.注册一个在线工具,为你提供现成的解决方案

这听起来可能有点促销,但在线工具可以使实施过程变得更加容易。进度报告可以通过电子邮件、word文档或电子表格完成,但挑战要大得多,而且你可能无法将所有信息集中在一个容易访问的地方。毕竟,浏览谷歌文档和电子邮件是对时间的巨大浪费。在线工具的优点之一是,它们会自动提醒你的团队填写表格,编译收到的信息,然后以一种既吸引人又有趣的方式呈现给你。

使用工具实现进度报告

1.使进度报告满足您的需求

使用现成的模板并不意味着您必须根据其规格进行调整。实际上,这些工具足够灵活,可以满足您的标准和需求。更重要的是,他们为你提供了更好的想法,否则你可能会错过。

2.写下目标和关键结果

在邀请你的整个团队之前,确保你已经设定了目标。在特定时期内需要达到的目标以及帮助团队实现这些目标的关键结果。试试LinkedIn、Twitter和Google使用的管理技巧吧。要更深入地了解okr,请随时查看Weekdoneokr的分步指南

3.邀请你的团队

在你设置好所有关键信息之后,是时候邀请你的团队了。给他们发送一封自动注册的电子邮件。

4.联系产品支持,给大家一个快速的演示

向团队中的每个人解释这个新工具可能是一个挑战。尤其是当你不太熟悉它的时候。不用担心,这正是产品支持人员在这里的原因。记住,没有什么问题是愚蠢的。只有愚蠢的答案。不要害怕联系额外的材料,演示或任何你想要的支持。


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