状态报告主要是为了定期获得对团队的有价值的见解。对吧?如果我告诉您，使用状态报告还可以通过充当您的角色来解决您的团队会议问题，您会怎么做团队会议议程?
状态报告可以让你了解办公室的情况。我们提供了进度报告模板对于不愿尝试自动在线软件的团队。
“你的团队需要更多有价值的数据吗?”试试这个#free status #report #模板。”]
但是，也许最令人惊讶的是，使用状态报告软件的副作用或附加价值是它改善团队会议的能力。我相信你对烦人的团队会议很熟悉可能是一封邮件。
我敢打赌，你一定记得你曾经召开过这样一场尴尬而毫无成果的会议。没有人喜欢觉得自己的时间被浪费了，尤其是当一天中只有那么多时间要完成一定数量的任务时。富有成效的团队会议会让每个参与者都满意。
考虑把所有会议都取消?别着急。我们尝试了不开会的团队合作．一个持续了一周的实验，教会了我们一些关于时间管理的事情。我们也见过我们的客户通过使用每周进度报告来改进会议．
问题:低效的会议
让我们暂时抛开苏格兰作家和哲学家托马斯•卡莱尔(Thomas Carlyle)所说的“统计数据是最大的骗子”这句话，把注意力集中在数据上。我们正试图证明一个观点，所以我们需要事实来支持我们的直觉。话虽如此，我们还是做了一些调查。
根据…微软Office调查员工平均每周只有3天是有效率的。更重要的是，全球各地的人们都在消费每周花5.6个小时开会，69%的人觉得开会没有效率．
在美国，会议越来越虚拟化，但仍然采取相当激进和对抗性的方式。然而，上班族平均每周花4个小时开会。他们觉得一半以上的时间都被浪费了。因此,美国员工平均每周浪费2.5小时，每年给企业造成370亿美元的损失．
[在推特上写道:“在美国办公室里，#员工每周浪费2.5小时，每年浪费370亿美元在#没有成效的#会议上。”]
在英国，会议非常频繁，被视为对某个问题的公开辩论。它们通常是不确定的，事先做的准备相对较少。英国上班族浪费每周花2小时39分钟开会，每年给企业造成约260亿英镑的损失．
[在推特上写道:“在英国，#工人每周浪费2小时39分钟，每年浪费260亿英镑在#没有成效的#会议上。”]
避免成为又一个统计数字
在寻找解决方案之前，了解具体的问题是很重要的。通过分析人们在会议上犯的最大错误的材料;4个有影响力的原因脱颖而出。导致会议毫无成果的原因通常有以下四种:
- 没有明确的议程
- 没有人愿意扮演决策者的角色
- 人们来的时候毫无准备
- 缺乏对战略问题的关注
状态报告可以保存团队会议吗?
计划一个富有成效的团队会议的最好方法是在状态报告截止日期之后召开会议。这时，状态报告中的信息就可以发挥作用，扭转局面。还有一些时间。哦，还有一些钱。让我们逐点分析:
- 如果你像其他忙碌的团队领导一样，你可能没有足够的时间为每周的团队会议准备议程。虽然这是一个巨大的错误，但还是有补救办法的。状态报告提供了一个自动会议议程。如何?每周，在报告截止日期之后，你会收到一份自动编译的pdf报告，直接发送到你的收件箱。这份珍贵的文件包括所有的计划、进展和问题你的团队。只要看一眼，你就知道哪些问题应该讨论，哪些人应该表扬。
- 由于状态报告反映了每个团队成员的贡献，您可以决定自己担任决策者的角色，或者将其分配给负责观察任务的人。无论你选择哪种方式，在会议开始时就把决定传达出去。
- 通过在会议之前使状态报告对团队可见，每个人都在循环中。这样会减少意外，团队可以从共同的立场开始会议。隐藏在每个员工内心的自然好奇心，正是促使他们通读报告的原因。没有什么比找到一种新的聪明方法来解决问题并消除这些障碍更令人满意的了。
- 对人们一周的活动及其结果有一个清晰的概述，这是一个宝贵的机会，可以专注于更具战略性的问题。状态报告指出了您的团队面临的挑战，从而帮助您将讨论集中在更紧迫的问题上。
如果你真的致力于提高你的团队会议，也利用互动的乐趣团队会议清单提高工作效率，提醒大家即将到来的会议。在会议开始之前，检查一下清单，提醒自己一个富有成效的会议的要求。将清单与活动邀请一起发送给其他参与者。
但是，如果你仍然认为状态报告不能节省或改善你的会议;试试这些Sarah Cooper的10个策略在会议上显得聪明:
1.每当提出事实时，画一个维恩图。
2.大声地把百分比转换成分数。
3.时不时地，鼓励人们“退一步”。
4.当别人讲话时，你不停地点头，假装在做笔记。
5.工程部的人讲完之后，重复他说的最后一句话，但是要非常慢。
6.如果你没有问题了，那就问“这个规模会扩大吗?”
7.睡意开始时，在房间里踱步。
8.在演讲过程中，请演讲者倒回一张幻灯片。
9.出去接一个假电话，让自己显得重要。
10.最后但并非最不重要的是，不要忘记拿自己开玩笑。
有成千上万的文章提供了很好的建议，可以帮助你和你的团队举行更有成效的团队会议。毫无疑问，这些技巧可能也有效，但它们需要持续的关注和实验。我们的想法很简单，而且在某种程度上已经自动化了，不需要额外的时间。你是否决定给我们状态报告软件试着从我们的开始免费进度报告模板，没关系。
对我们来说，真正重要的是我们不再把宝贵的时间浪费在毫无成效的会议上，而是挑战自己和团队，抓住每一天。
现在就看你的了。想象一下，如果每周多出三个小时，你会把这些时间花在哪里?