大卫·艾伦在他的书《Getting Things Done》中经常提醒你，你的大脑并不是一个保存工作的好地方。每周回顾是一个将你头脑中的计划转变为外部计划的过程。这可以让你花一点时间了解哪些事情需要优先处理，哪些事情需要丢弃。这样，你就可以利用你的时间一次只做一件事，而不是感到压力。在工作场所，每周回顾可以让你的团队知道你在做什么。这将改善整体沟通，并使团队和公司目标保持一致。
采取适当的步骤来回顾你盘子里的每件事，这是每周回顾的关键步骤。当你完成项目或外部更新时，你会洞察到你的工作意味着什么，以及你可以采取哪些步骤将其提升到下一个水平。同样，每周回顾也是一个很好的反馈系统，为合作打开了大门。
每周回顾和GTD系统
David Allen将他的GTD每周回顾系统分为11个步骤。这些步骤可以简化为4个主要思想。
想法1:过程
在大卫·艾伦的步骤中，处理包括收集你所拥有的所有材料。这是第一步。这些包括实体文件、信息和电子邮件。
一旦所有的东西都收集好了，就开始处理它，要么回应它，要么完成它，要么把它扔掉。确定某些材料是否值得保存。
第三步是处理你所有的想法。只有在你的材料被分类后才这样做。从那里，你可以决定这一周你需要做什么，并记录下来。
想法2:回顾
到目前为止，这是最大的类别，也是你每周复习中要做的大部分内容。(毕竟这是名字!)其他步骤是加强这一步骤的有效性。你应该有一个系统，按照什么顺序复习什么，这样你就能有效地利用你的时间。
第一个，回顾你的下一步行动。这些是你需要立即完成的任务，也是你已经熟悉的任务。当它们完成时，一定要把它们标记出来。在线应用程序可以帮助你把你的项目从计划类别转移到进度(完成)类别。
第二个，回顾你的日历。回顾一下前一周的日历，或者，如果不是很忙的话，回顾一下本季度的日历。这可以告诉你你可能错过的事情，以及一些可能进一步启发你的参考或想法。然后，回顾你未来的日历，检查截止日期。这将让你知道你有多少时间来完成项目，以及你需要采取哪些可行的步骤来确保你在最后期限前完成。
第三，回顾你所有的大项目。你完成了哪些?你需要采取哪些步骤来完成其他任务?您需要在列表中添加任何新项目吗?确保在这个过程中，你所有的项目都准备好了下一步行动，这样它们才能真正完成。
想法3:跟踪
看看你在等什么。看看你能做些什么来简化沟通来完成这些事情。列一张清单，列出你需要从别人那里得到什么，以及当你得到你需要的东西时，你下一步的行动是什么。
跟踪还可以帮助你做出更有创意的决定。在这个过程中，查看并追踪你的“某一天/也许”清单中有用的东西是很重要的一步。
想法四:清洁
最后一步是清空你脑海中那些一直困扰你的事情。这样，你就知道你应该做什么，而不必浪费更多的时间担心其他事情的截止日期。
工作效率问题
增加了工作量
2014年，Cornerstone OnDemand与Kelton合作制作了一款研究工作量增加对生产力的影响。研究发现，在美国，68%的人都承受着超负荷的工作，并认为这会影响他们的工作效率。
这项调查还强调，68%的受访者中有52%的人认为他们需要完成的工作量无法在一天内完成。这些统计数据一直在增加研究特别是前一年做的。
在调查显示的导致生产力下降的3个主要原因中，61%的人认为超负荷工作是他们的主要障碍。工作堆积如山，压力重重，这显然是美国劳动力的主要问题。
这种对工作的持续关注和对截止日期的恐惧意味着工作总是在脑海里。所以，你不是和孩子们一起玩，而是被困在家里发邮件安排下周的会议。这一切都是因为在你的工作时间里，你花了一个半小时为所有需要完成的事情而恐慌。
参与其中的最好方法是努力写下你需要完成的任务，即使是在团队层面上。这样，每个人都知道该做什么，截止日期是什么时候。那些不是立即相关的项目被丢弃或放到以后的清单上，这就是你需要给予它们的全部关注。
记住:如果你留出时间来规划你的任务，有意识地参与或摆脱它们，工作就不太可能堆积起来。
多任务处理
虽然研究由美国心理协会于2001年发起的一项调查已经有近20年的历史了，这就是为什么每个人都流传着多任务处理会使工作效率降低45%的统计数据。该研究特别强调了新的或复杂的任务是生产力下降的主要原因。
这是有道理的。如果有人向你介绍了一件事，你最好把注意力集中在这件事上，而不是去做其他三件事。让你的大脑适应一项新任务是需要时间的。因此，转换活动实际上会让你浪费时间。
每周回顾可以通过强迫你或你的团队优先考虑最重要的事情来帮助你做到这一点。通过在一个会话中记录所有内容，您可以了解下一步最重要的是什么。先处理小任务意味着当你完成所有需要做的事情时，你就有时间从事有创意或有风险的想法，而不用担心其他工作无法完成。
列一个清单，一次划掉一项，这可能是你避免不知所措的最好办法。
小组工作
总的来说，人们似乎更倾向于在工作场所拥有更多的私人空间。在私人和公共场所之间的某个地方会面是最好的71%的员工截至2019年。
尽管员工不喜欢开放空间同样的调查在美国，大多数人认为团队建设是功能性工作场所最重要的元素。43%的人希望工作环境能促进合作和团队建设。
然而，工作场所的主要干扰因素也是同事，所以这是一种危险的平衡。很明显非结构化的沟通在工作场所(也就是遇到地狱)是可怕的，会损害每个人的工作流程。
每周回顾是个人计划和团队生产力之间最好的妥协之一。每周回顾鼓励团队沟通，同时也为合作提供有用的信息，而不是无意义的、没有结果的会议。
技术
技术处于使生产力变得更困难和更容易的最前沿。一方面，员工通常不喜欢学习新工具或新系统的过程。对于那些不是在互联网时代长大的老员工来说尤其如此。
同样，当技术失效时也存在问题，事实上，技术可能会分散注意力。
这很难证明生产率悖论在21世纪。技术有助于优化流程，使您可以更快地完成工作，并使报告更容易公开。您需要决定什么是有用的，使用什么工具，以及如何避免陷阱。
哈布斯塔夫跑了一趟生产力调查在2018年。报告证实，技术将继续成为提高生产率的主要因素。
信息过载
在处理信息过载的问题时，每周回顾特别有用。这里的基本想法是，有太多新的或困难的信息需要处理，所以关闭是不可避免的。
每周回顾的结构立即解决了这个问题。
每周回顾如何提高工作效率
我们直接开门见山吧。每周回顾是一种协作系统，任务管理，以及更大的项目。这最终会阻止你把时间花在你不应该做的事情上。同样，拥有一个团队中每个人都使用的一致认可的系统意味着您的系统不仅对您有利。
说到目标的设定，每周回顾是一个很好的方法，可以把你的小的、可操作的项目和大的目标联系起来。,嘿!如果你的目标之一是掌握你的任务和项目管理系统，那么每周回顾可以作为你的答案!毕竟，在每个层面上，生产力都应该是优先考虑的。
完成任务(GTD)依靠每周回顾来完成个人层面之外的工作。大卫艾伦的把事情做好是解决生产力问题的第一步。但是关于更大的团队或公司目标的系统问题并没有得到太多的解决。艾伦的体系对这些级别的员工非常有效，但要真正在整个公司实施，还需要一些调整。
办公软件
像任何效率系统一样，GTD也不是完美的。这本书迫切需要更新其2002年的古老起源。它没有解决基于云的软件现在提供的透明度和生产力工具。同样，它也过于关注商业世界中过时的东西。其中最大的是“清理”阶段的纸质文件。同样，尽管Allen说GTD可以用于项目，但你需要一个更大的系统来真正引入项目。这就是为什么GTD与每周回顾或okr这样的系统合作得如此之好。
显然，这个系统仍然是稳固的。它只需要适应现代劳动力。
在从Allen那里得到方法论之后，投资于一个专门用于每周回顾的生产力工具是一个好主意。Weekdone将任务与总体目标联系起来是一个很好的选择，这样每个人都可以看到每个人都在做什么。
使用传统的任务管理器实际上使正确执行GTD变得更加困难(从个人经验来看)!目前市面上并没有很多GTD专属应用，那些标榜自己的应用通常都是JIRA或ASANA等简单的任务管理器。缺少的功能很多，这些任务管理器也失去了与公司更大目标的联系。
每周回顾也更容易坚持其他提高效率的习惯。
每周回顾清单
大卫·艾伦写了很多关于应该包括什么在每周的回顾中，什么是不应该的。遵循一个基本的指导来确保你走在正确的轨道上是很好的。每周回顾是你实施GTD的方式，也是你成功的关键。如果你对这个过程不熟悉，还没有养成习惯，那么遵循一个每周回顾清单。这确保了每个人都能习惯这个系统。
David Allen总结了每周回顾的11个步骤。
这些可以分为三类。
弄清楚
- 收集你需要做的事情，回复邮件，浏览所有你需要的材料。
- 清空你的想法，把它们写下来。不管细节有多小，一定要记录下来。这些将作为你每周回顾的基础。
得到当前
- 回顾你的下一步行动
- 检查你的日历:包括上周和下周的
- 回想一下你在等待别人做什么
- 回顾你的项目清单，为所有项目列出可操作的项目
创意
- 回顾你的“可能”清单，看看哪些是可以合理完成的
- 记录下任何可能萦绕不去的想法，并把它们放在你的“可能”中，以便下次每周回顾
查看我们的免费每周回顾清单可下载pdf!
每周回顾过程的一个例子
David Allen在他的书中没有涉及到的一件事是每周评审过程的时间框架。这可能因人而异，但心中有一个模板仍然是很好的。由于每周回顾是关于下周的计划，我们建议你在周五之前开始这个过程。
在每周的基础上做每周的回顾需要时间和承诺。当每周回顾作为一个团队实施时，将自己奉献给每周例行公事要容易得多。如果审查是报告过程的一部分，那么个人就更有责任实际去做。提高整个团队的专注力意味着更大的生产力成为团队的努力，而不仅仅是个人的努力。
以下是我的每周总结流程:
周五下午
我的每周复习从星期五开始。我用Weekdone来编写我的评论，因为，你知道，这是我们的产品。我下周的整个计划都取决于周五的周复习。同样，我们也很少在周五开会。我们把会议安排在周一或周三，这样周五就可以用来自我反省和计划。
理清思路
就我个人而言，我首先照顾繁忙的工作。我清理水槽里的盘子，整理我的桌子，看看我的日历。先做一些小的、非交流的任务，确保它们不会在我认真做每周回顾的时候分散我的注意力。
赶上并发现问题
使用Weekdone的设置，我查看我的每周任务。做了什么?没有什么?本周完成的任务值得留到下周吗?同样地，我会找出我在前一周遇到的问题。也许我在等人给我材料?或者，我只是被工作之外的事情分心了?把这些写下来是很有用的。
从那里，我记录下作为一个团队可以做得更好的事情，并评估我一周的工作满意度。这包括我的困惑程度以及我对团队的感觉。
从这里开始，是时候一步一步地处理事情了:
- 回复或删除所有邮件
- 回复Skype对话和聊天组
- 回顾之前和即将举行的会议和活动
- 审查项目和okr并更新它们
- 提出反映这些项目和下周okr的下一步行动
- 看看我在等什么
周一10-20分钟的力量训练
周一，我花10-20分钟的时间写下所有进入我脑海的新东西，这些新东西还没有出现在我的任务管理器或Weekdone上。我按这个顺序复习
- 回顾已有的项目并查看它们
- 通过Skype和电子邮件沟通谁需要消息
- 将任何会议添加到日程安排中
- 与任何需要交谈的人面对面交谈
- 写下来任何东西我脑子里还有其他需要完成的事情:差事、旅行、家人等。
反思和重复
从这里开始，你将有工具在周五到来时创建一个更全面的回顾。
在团队中使用每周回顾
在团队中使用每周评审的两种主要方式是使用基于云的、透明的工具，每个人都可以看到更新，以及召开每周评审会议。从那里，你可以利用整个团队的智慧来确定你是否达到了我们的目标。如果不是，需要改变什么?
有无数的工具提供基于云的新闻提要和每周报告系统。但是，既然我为WeekdoneWeekdone显然是我最常用的工具。Weekdone与其他应用程序(包括Asana和JIRA)同步，因此使用现有工具可以轻松地将材料导入Weekdone，同时提高了公司的整体透明度。